Kundenkommunikation im Projekt
Geschrieben von Janina
Zuletzt aktualisiert Vor 2 Tagen
In Proyex läuft die projektbezogene Kundenkommunikation bewusst strukturiert ab.
Es gibt keinen klassischen Projekt-Chat für Kunden.
Stattdessen erfolgt Kommunikation im Projekt über:
Revisionen (Feedback und Freigaben)
Aufgabenstatus und Datei-Uploads
automatische E-Mail-Benachrichtigungen
So bleibt Feedback nachvollziehbar und an die richtigen Stellen gebunden.
🧭 Grundprinzip
Projektkommunikation mit Kunden findet in Proyex hauptsächlich über Revisionen statt.
Das bedeutet:
Feedback wird immer an eine konkrete Lieferung gekoppelt
Freigaben sind dokumentiert
Deadlines sind verbindlich
Änderungen sind im Protokoll nachvollziehbar
Für allgemeine Tool-Fragen steht das Help Center mit Chat zur Verfügung. Das betrifft jedoch nicht die Projektkommunikation.
Kommunikation über Revisionen
Revisionen sind der zentrale Ort für Feedback.
Hier kannst du:
Entwürfe oder Ergebnisse hochladen
eine Deadline setzen
die Revision veröffentlichen
Feedback vom Kunden einholen
Der Kunde kann:
einen Kommentar hinterlassen
die Lieferung freigeben
oder ablehnen
Alle Änderungen werden im Änderungsprotokoll festgehalten.
Details zur Erstellung findest du im Artikel „Feedback von Kunden einholen“.
Kommunikation über Aufgaben
Auch Aufgaben sind Teil der Projektkommunikation.
Kunden können:
den Status von Aufgaben ändern (z. B. von „In Bearbeitung“ zu „Erledigt“)
Dateien zu Aufgaben hochladen
Nicht möglich ist:
Aufgaben kommentieren
neue Revisionen starten
Aufgaben dienen eher der organisatorischen Abstimmung, nicht für inhaltliche Feedbackprozesse.
Kommunikation über Dateien
Im Bereich Dateien können:
finale Ergebnisse hochgeladen werden
Projektmaterialien bereitgestellt werden
Kunden können:
Dateien herunterladen
eigene Dateien hochladen
Feedback zu inhaltlichen Änderungen sollte jedoch über Revisionen erfolgen, nicht über den reinen Datei-Bereich.
Benachrichtigungen per E-Mail
Kunden können automatisch per E-Mail informiert werden, z. B. bei:
neu erstellten Revisionen
geänderten Revisionsstatus
zugewiesenen Aufgaben
Statusänderungen von Aufgaben
Erwähnungen
Formular-Zuweisungen
Erinnerungen
Besonders wichtig:
Bei offenen Revisionen werden Kunden automatisch per E-Mail erinnert, wenn Feedback aussteht.
So musst du nicht manuell nachfassen.
Interne Teamkommunikation
Innerhalb von Proyex gibt es zusätzlich einen internen Team-Chat.
Dieser ist:
projektbezogen oder projektübergreifend nutzbar
nur für Teammitglieder sichtbar
nicht für Kund:innen zugänglich
Er dient der internen Abstimmung und ist vollständig von der Kundenkommunikation getrennt.
Was nicht Teil der Projektkommunikation ist
Proyex ersetzt keine allgemeinen Kommunikationskanäle wie:
E-Mail
Meetings
Telefonate
Rückfragen oder Abstimmungen können weiterhin extern stattfinden.
Für nachvollziehbares Feedback und Freigaben sollten jedoch immer Revisionen genutzt werden.
Typische Fehler vermeiden
Damit Kommunikation im Projekt klar bleibt:
Feedback nicht über WhatsApp oder Messenger sammeln
Revisionen klar benennen (z. B. „Webdesign Startseite - Runde 1“)
Vorab festlegen, wie viele Revisionen enthalten sind
Revisionen gezielt einsetzen, nicht für jede Kleinigkeit
Strukturierte Kommunikation spart Zeit und verhindert Missverständnisse.