Feedback von Kunden einholen

Geschrieben von Janina

Zuletzt aktualisiert Vor 6 Tagen

In Proyex läuft Kundenfeedback nicht über Aufgaben oder Kommentare, sondern über Revisionen.

Revisionen sorgen dafür, dass:

  • Feedback klar gebündelt ist

  • Freigaben nachvollziehbar dokumentiert werden

  • Deadlines verbindlich sind

  • nichts im Projekt verloren geht

🧭 Wichtig vorab

Eine Revision entsteht nicht automatisch, wenn du:

  • eine Aufgabe abschließt

  • oder einen Meilenstein beendest

Feedback wird nur dann eingeholt, wenn du aktiv eine Revision erstellst und veröffentlichst.

Schritt 1: Revision im Projekt anlegen

Revisionen werden immer direkt im jeweiligen Projekt erstellt.

So gehst du vor:

  1. Öffne das gewünschte Projekt

  2. Klicke im Menü auf „Revisionen“

  3. Wähle „Neue Revision erstellen“

Nun legst du die Revision an.

Schritt 2: Revision konfigurieren

Beim Erstellen der Revision gibst du folgende Informationen an:

  • Titel der Revision (z. B. „Logoentwürfe Runde 1“)

  • Optional: Beschreibung (z. B. Hinweise oder Kontext)

  • Deadline (Pflichtfeld)

Die Deadline bestimmt, wie lange dein Kunde Zeit hat, die Lieferung zu prüfen.

👉 Reagiert der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, wird die Revision automatisch als akzeptiert gewertet.
Dein Kunde erhält währenddessen Erinnerungen per E-Mail.

Schritt 3: Dateien hochladen

In einer Revision kannst du:

  • eine Beschreibung ergänzen

  • eine oder mehrere Dateien hochladen

  • Dateien bis zu 100 GB hinzufügen

Typisches Beispiel:
Du lädst Designentwürfe als Präsentations-PDF hoch und bittest um Freigabe.

Wichtig:
Kunden können nicht einzelne Dateien kommentieren, sondern geben ihr Feedback zur Revision insgesamt.

Schritt 4: Revision veröffentlichen

Nachdem du alles vorbereitet hast, veröffentlichst du die Revision.

Erst dann wird sie für den Kunden sichtbar.

Du kannst:

  • eine Revision veröffentlichen

  • die Veröffentlichung auch wieder zurückziehen

Sobald sie veröffentlicht ist, sieht der Kunde folgenden Hinweis:

„Bitte überprüfen Sie die Lieferung und geben Sie Ihr Feedback bis [Datum] ab.“

Schritt 5: So gibt der Kunde Feedback

Der Kunde kann:

  • einen Kommentar im Textfeld hinterlassen

  • die Revision freigeben

  • oder die Revision ablehnen

Dabei muss der Kunde ein kurzes Feedback hinterlassen, bevor er akzeptiert oder ablehnt.

Alle Änderungen und Rückmeldungen werden im Änderungsprotokoll dokumentiert.

Was passiert danach?

✅ Wenn der Kunde freigibt

  • Die Revision ist abgeschlossen

  • Du kannst im Projekt weiterarbeiten

  • Finale Dateien kannst du optional im Bereich „Dateien“ dauerhaft ablegen

❌ Wenn der Kunde ablehnt

In diesem Fall ist es sinnvoll:

  • die Anpassungen umzusetzen

  • anschließend eine neue Revision zu starten

So bleiben Feedbackrunden sauber getrennt.

Wie viele Revisionen möglich sind, solltest du vorab mit dem Kunden klären (z. B. „3 Revisionen inklusive“).

Übersicht behalten als Kunde

Alle Revisionen findet dein Kunde im Projekt unter dem Menüpunkt „Revisionen“.

Dort sieht er:

  • Status (offen, freigegeben, abgelehnt)

  • Erstellungsdatum

  • Verlauf im Änderungsprotokoll

So behält dein Kunde jederzeit den Überblick über offene Lieferungen.

Warum Feedback nicht über Aufgaben läuft

In Aufgaben können Kunden:

  • Dateien hochladen

  • Status ändern

Sie können dort jedoch keine Kommentare schreiben.

Für strukturiertes Feedback sind daher ausschließlich Revisionen gedacht.

💡 Gut zu wissen

  • Revisionen entstehen nicht automatisch. Du musst sie aktiv anlegen.

  • Benenne Revisionen klar (z. B. „Webdesign Startseite – Runde 1“).

  • Lege vor Projektstart fest, wie viele Revisionen enthalten sind, damit keine Unstimmigkeiten zwischen dir und deinen Kunden entstehen können.

  • Nutze Deadlines bewusst, um Projekte nicht unnötig zu verzögern.

  • Feedback gehört immer in Revisionen, nicht in E-Mail oder Messenger.

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