Kunden zu einem Projekt einladen

Geschrieben von Janina

Zuletzt aktualisiert Vor 8 Tagen

Mit Proyex kannst du deine Kunden direkt in ein Projekt einladen und sie aktiv in den Projektfortschritt einbinden.
So bleiben alle Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Stand ohne zusätzliche E-Mails oder externe Tools.

🧠 Wie die Zusammenarbeit mit Kunden funktioniert

Kunden werden direkt zu einem Projekt eingeladen und arbeiten dort in einer eigenen Kundenansicht.
Sie müssen sich nicht registrieren oder ein eigenes Konto anlegen, sondern gelangen per E-Mail-Einladung direkt ins Projekt.

Alle Kunden haben die gleiche Rolle und sehen ausschließlich die für sie vorgesehene Ansicht.

➕ Kunden zu einem Projekt einladen

So lädst du einen Kunden in dein Projekt ein:

Öffne das Projekt, zu dem du einen Kunden einladen möchtest.
Klicke auf „+ Gäste“.
Gib den Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden ein.
Wähle die bevorzugte Sprache für E-Mail-Benachrichtigungen aus.
Klicke auf „Einladen“.

Der Kunde erhält eine E-Mail und kann die Einladung mit einem Klick annehmen.
Anschließend hat er direkten Zugriff auf das Projekt.

👀 Was Kunden im Projekt sehen

Kunden arbeiten in einer eigenen Projektansicht. Dabei gilt:

Kunden sehen alle Aufgaben im Projekt
Kunden sehen den aktuellen Status der Aufgaben
Kunden sehen Meilensteine
Kunden sehen Kommentare und Dateien
Kunden können Dateien herunterladen

Kunden sehen keine internen Ansichten wie Kanban-Board oder Tabelle. Sie arbeiten immer in derselben übersichtlichen Ansicht.

✏️ Was Kunden aktiv tun können

Kunden können im Projekt aktiv mitarbeiten, ohne die Projektstruktur zu verändern:

Status von Aufgaben ändern
(z. B. von In Bearbeitung auf Erledigt)
Aufgaben erstellen oder Aufgaben bearbeiten (sofern in den Projekteinstellungen erlaubt). Damit lässt sich in der Praxis auch realisieren, das Kunden “Tickets” / "Aufgaben selber anlegen können.
Dateien zu Aufgaben hochladen
Dateien im Projekt hochladen
Ordner erstellen
Freigaben erteilen oder ablehnen
(z. B. im Rahmen der digitalen Auftragsfreigabe)
Kommentare zu Revisionen schreiben

Andere Inhalte wie Aufgabenstruktur, Verantwortlichkeiten oder Projektaufbau können Kunden nicht verändern.

🔔 Benachrichtigungen für Kunden

Du kannst individuell festlegen, worüber Kunden per E-Mail benachrichtigt werden, zum Beispiel:

bei Revisionen
bei neuen Kommentaren
bei Statusänderungen

So bekommen Kunden nur die Informationen, die für sie relevant sind.

🔐 Zugriff per Magic Link

Zusätzlich zur Einladung per E-Mail kannst du einen Magic Link erstellen:

Der Link ist 7 Tage gültig
Die Sitzung bleibt 90 Tage aktiv
Kunden können sich ohne zusätzliche Anmeldung oder Code einloggen
Der Link kann nur einmal benutzt werden

👥 Kunden entfernen oder erneut einladen

Du kannst Kunden jederzeit aus einem Projekt entfernen.
Bei Bedarf lassen sie sich später erneut einladen, zum Beispiel bei einer neuen Projektphase.

💡 Gut zu wissen

Kunden sehen immer nur die Kundenansicht, interne Projektansichten bleiben verborgen.
Benachrichtigungen lassen sich flexibel anpassen, um Informationsflut zu vermeiden.
Lade Kunden frühzeitig ins Projekt ein, damit Feedback, Dateien und Freigaben direkt an der richtigen Stelle landen.

Probiere es aus und lade deine Kunden direkt in ein Projekt ein. Denn mit Proyex bleibt die Zusammenarbeit einfach und transparent.