Kundenansicht im Projekt
Geschrieben von Janina
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 1 Monat
Wenn du Kunden zu einem Projekt einlädst, erhalten sie Zugriff auf eine eigene Projektansicht.
Diese Ansicht ist bewusst reduziert und zeigt nur die Inhalte, die für die Zusammenarbeit relevant sind.Interne Planungen, Teamkommunikation oder organisatorische Ansichten bleiben für Kunden unsichtbar.
In diesem Artikel erfährst du, was deine Kunden im Projekt sehen können und was nicht.
Was Kunden im Projekt sehen
Kunden haben Zugriff auf die wichtigsten Inhalte eines Projekts.
Dazu gehören:
ProjektübersichtDie allgemeine Übersicht des Projekts mit den wichtigsten Informationen.
AufgabenKunden sehen alle sichtbaren Aufgaben im Projekt sowie ihren aktuellen Status.
MeilensteineMeilensteine strukturieren das Projekt und fassen mehrere Aufgaben zusammen.Kunden können so den Fortschritt einzelner Projektphasen nachvollziehen.
DateienAlle hochgeladenen Projektdateien können eingesehen und heruntergeladen werden.
Revisionen und FreigabenKunden sehen veröffentlichte Revisionen und deren Status.
Kommentare in RevisionenFeedback zu Revisionen wird im Kommentarbereich dokumentiert.
Änderungsprotokoll der RevisionenAlle Änderungen an einer Revision sind im Verlauf nachvollziehbar.
Was Kunden im Projekt nicht sehen
Einige Bereiche sind ausschließlich für die interne Organisation gedacht und bleiben für Kunden verborgen.
Dazu gehören:
Kanban-Board
Tabellenansicht
interner Team-Chat
interne Notizen
ausgeblendete Meilensteine
ausgeblendete Aufgaben
Wenn Inhalte für Kunden ausgeblendet werden, sind sie für diese einfach nicht sichtbar.
Welche Aktionen Kunden ausführen können
Deine Kunden können im Projekt aktiv mitarbeiten, ohne die Projektstruktur zu verändern.
Sie können:
den Status von Aufgaben ändern
Dateien zu Aufgaben hochladen
Dateien im Projektbereich hochladen
Revisionen freigeben oder ablehnen
Kommentare zu Revisionen schreiben
Diese Funktionen ermöglichen eine einfache Zusammenarbeit und klare Feedbackprozesse.
Was Kunden nicht verändern können
Die grundlegende Projektstruktur bleibt immer unter deiner Kontrolle.
Kunden können daher nicht:
neue Aufgaben erstellen
bestehende Aufgaben bearbeiten
Aufgaben kommentieren
Meilensteine bearbeiten
Revisionen selbst starten
andere Gäste einladen
Projekteinstellungen ändern
So bleibt das Projekt strukturiert und übersichtlich.
Sichtbarkeit im Projekt steuern
Du kannst selbst entscheiden, welche Inhalte für Kunden sichtbar sind.
Zum Beispiel:
Aufgaben ausblenden
Meilensteine ausblenden
Revisionen zurückziehen oder löschen
Dateien oder Ordner löschen
Ausgeblendete Inhalte erscheinen für Kunden einfach nicht in ihrer Ansicht.
Benachrichtigungen für Kunden
Kunden werden über wichtige Änderungen per E-Mail informiert.
Zum Beispiel bei:
neuen Revisionen
geänderten Revisionsstatus
zugewiesenen Aufgaben
Statusänderungen von Aufgaben
Erwähnungen
Formular-Aktionen oder Erinnerungen
So bleiben Kunden über den Projektfortschritt informiert, auch wenn sie nicht aktiv im Tool sind.
Zugriff auf Projekte
Kunden sehen ausschließlich die Projekte, zu denen sie eingeladen wurden. Sie haben keinen Zugriff auf andere Projekte oder andere Kunden.
Wenn du für einen Kunden viele Projekte umsetzt, kann die Projektliste im Gästebereich schnell unübersichtlich werden. In den Portal-Einstellungen kannst du deshalb team-weit festlegen, dass abgeschlossene und archivierte Projekte für Kunden ausgeblendet werden:
Abgeschlossene Projekte ausblenden: Projekte, in denen alle Aufgaben erledigt sind, verschwinden aus dem Gästebereich. Projekte ohne Aufgaben gelten dabei nicht als abgeschlossen.
Archivierte Projekte ausblenden: Archivierte Projekte werden für Kunden ausgeblendet.
Ausgeblendete Projekte verschwinden aus der Projektliste und dem Menü und sind auch über direkte Links nicht mehr erreichbar. Sobald ein Projekt wieder eine offene Aufgabe hat oder du es aus dem Archiv holst, ist es für deine Kunden automatisch wieder sichtbar. Beide Einstellungen sind standardmäßig deaktiviert.