Proyex folgt dem einfachen Prinzip: Alles dreht sich um das Projekt. Damit Projektmanagement wirklich gut funktioniert, braucht es immer eine saubere Struktur.

Das Grundprinzip von Proyex

Der zentrale Dreh- und Angelpunkt in Proyex ist immer das Projekt.

Ein Projekt bündelt:

• alle Aufgaben

• alle Meilensteine

• alle Dateien

• alle Revisionen und Freigaben

• alle beteiligten Personen

Ob internes Projekt oder Kundenprojekt, der Aufbau bleibt in der Regel immer gleich.
Erst wenn du einen Kunden einlädst, wird ein Projekt aktiv zum Kundenprojekt.

Die grundlegende Logik lautet:

Projekt → Meilensteine → Aufgaben

Ergänzt wird diese Struktur durch Revisionen für Feedback- und Freigabeprozesse.

Projekte: Der zentrale Ort für alles

Jedes Projekt in Proyex ist gleich aufgebaut und besitzt ein eigenes Menü mit festen Bereichen:

• Übersicht

• Aufgaben

• Board (Kanban)

• Tabelle

• Dateien

• Revisionen

• Einstellungen

• Gäste

So weißt du immer, wo du was findest, unabhängig davon, um welches Projekt es sich handelt.

Ein Projekt kann:

• intern genutzt werden (z. B. Team- oder Eigenorganisation)

• oder mit Kunden geteilt werden

Die Struktur ändert sich dabei nicht, nur die Sichtbarkeit.

Meilensteine: Projektphasen mit Deadline

Meilensteine bilden in Proyex die großen Projektphasen ab.
Sie strukturieren dein Projekt und fassen thematisch zusammengehörige Aufgaben.

Wichtig:

• Meilensteine sind keine Aufgaben, die man abhakt

• Sie haben aber Deadlines

• Sie zeigen den Fortschritt anhand der enthaltenen Aufgaben

👉 Eine ausführliche Erklärung findest du im Artikel „Meilensteine anlegen“.

Aufgaben: Konkrete Arbeitsschritte

Aufgaben sind das Herzstück der täglichen Arbeit in Proyex.
Sie gehören immer zu:

• einem Projekt

• und einem Meilenstein

Aufgaben können unter anderem:

• Status haben (z. B. offen, in Bearbeitung, blockiert, erledigt)

• Verantwortliche besitzen

• Fälligkeitsdaten enthalten

• Dateien aufnehmen

👉 Alle Details dazu findest du hier: „Aufgaben erstellen und bearbeiten“

Aufgaben, Board & Tabelle: Gleicher Inhalt, andere Ansicht

Proyex bietet drei verschiedene Ansichten auf dieselben Aufgaben:

• Aufgabenansicht (Liste)

• Board (Kanban)

• Tabellenansicht

Diese Ansichten:

• zeigen immer die gleichen Aufgaben

• ändern nur die Darstellung, nicht den Inhalt

• sind primär für deine eigene Organisation gedacht

Du kannst jederzeit zwischen ihnen wechseln, ohne etwas zu verlieren.

Revisionen: Feedback, Freigaben & Änderungen

Revisionen sind ein zentraler Bestandteil von Proyex, besonders bei Kundenprojekten.

Sie werden genutzt, wenn:

• Arbeitsergebnisse fertig sind

• Feedback eingeholt werden soll

• Freigaben oder Änderungswünsche anstehen

Typisches Beispiel:
Du erstellst Design-Entwürfe und lädst sie als Präsentationsdatei in die Revisionen hoch.
Der Kunde hat nun einen definierten Zeitraum, um:

• Feedback zu geben

• Änderungen zu verlangen

• oder das Ergebnis freizugeben

Reagiert der Kunde nicht innerhalb dieses Zeitraums, kann die Revision automatisch als freigegeben gelten.
Wie viele Revisionsrunden erlaubt sind, lässt sich individuell festlegen.

Nach der Freigabe kannst du finale Dateien dauerhaft im Bereich Dateien ablegen.

Dateien: Zentrale Ablage im Projekt

Alle projektbezogenen Dateien liegen im Bereich Dateien.

Dort findest du:

• finale Ergebnisse

• freigegebene Dateien

• Materialien zur Weiterverwendung

Dateien mit zugehörigen Ordnerstrukturen können sowohl von dir als auch von deinen Kunden hochgeladen werden.

Dashboard: Dein persönlicher Überblick

Das Dashboard ist dein Startpunkt in Proyex und zeigt dir projektübergreifend, was gerade wichtig ist.

Standardmäßig siehst du dort:

• deine Aufgaben (z. B. überfällig, in Arbeit, anstehend, abgeschlossen)

• kürzliche Projekte

• Team-Aktivitäten

• eine Meilenstein-Zeitleiste über alle Projekte hinweg

Das Dashboard lässt sich individuell anpassen, z. B. mit:

• Aufgabenübersichten

• Projekt-Statistiken

• Ressourcen-Auslastung

• Kalenderansichten oder Quick Actions

So kannst du dir den Überblick bauen, der zu deinem Arbeitsstil passt.

Was Kunden in Proyex sehen

Kunden arbeiten in einer eigenen, reduzierten Projektansicht.

Sie sehen:

• alle sichtbaren Aufgaben

• den Status der Aufgaben

• Meilensteine und Deadlines

• Dateien und Revisionen

Sie sehen nicht:

• Kanban-Boards

• Tabellenansichten

• interne Planungen

Kunden können:

• den Status von Aufgaben ändern

• Dateien hochladen

• Freigaben erteilen oder ablehnen

• Kommentare zu Revisionen schreiben

Die Projektstruktur selbst können sie nicht verändern.
So bleibt alles übersichtlich und kontrollierbar.

👉 Mehr dazu findest du im Artikel „Was Kunden sehen“.