Aufgaben erstellen und bearbeiten
Geschrieben von Janina
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 12 Stunden
Aufgaben sind das Herzstück deiner Projekte in Proyex.
Mit ihnen planst du Arbeitsschritte, weist Verantwortlichkeiten zu und behältst deinen Fortschritt jederzeit im Blick.
🧠 Wie funktionieren Aufgaben in Proyex?
Aufgaben sind immer Teil eines Projekts.
Jedes Projekt hat seine eigene Aufgabenstruktur und kann in verschiedenen Ansichten dargestellt werden:
Listenansicht
Board (Kanban)
Tabellenansicht
Diese verschiedenen Ansichten siehst nur du für dich. Unabhängig von ihnen kannst du überall Aufgaben hinzufügen und bearbeiten. Es handelt sich dabei lediglich um unterschiedliche Darstellungen derselben Inhalte.
➕ Neue Aufgaben erstellen
So legst du eine neue Aufgabe in einem Projekt an:
Öffne das Projekt, in dem du arbeiten möchtest.
Wähle eine der Ansichten (Liste, Board oder Tabelle).
Klicke auf „+ Neue Aufgabe erstellen".
Vergib deiner Aufgabe einen Titel.
Ergänze bei Bedarf weitere Informationen wie Beschreibung, Verantwortliche oder Fälligkeit.
Alternativ kannst du auch einen Meilenstein hinzufügen und darunter einzelne Aufgaben anlegen. Das macht vor allem dann Sinn, wenn du mehrere Etappen eines Projekts hast.
✏️ Aufgaben im Detail bearbeiten
Eine Aufgabe kannst du jederzeit anpassen und erweitern. Möglich sind unter anderem:
Beschreibung hinzufügen mit Formatierungen wie fett, kursiv, Listen, Links und Überschriften
Checklisten für Unteraufgaben anlegen
Dateien oder Videos hochladen
Verantwortliche Person festlegen
Status setzen (Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Blockiert, Wartet)
Fälligkeitsdatum definieren
Wiederholungen einstellen (z. B. regelmäßig wiederkehrende Aufgaben)
Start- und Enddaten festlegen
Notizen mit @Erwähnungen hinzufügen
Alle Angaben lassen sich auch nachträglich ändern. Aufgaben können außerdem jederzeit gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
👥 Kundensicht der Aufgaben
Kunden haben in Proyex eine eigene Aufgabenansicht. Dabei gilt:
Kunden sehen alle Aufgaben im Projekt
Kunden sehen den aktuellen Status der Aufgaben
Kunden können Aufgaben nicht bearbeiten oder kommentieren
Kunden können Dateien zu Aufgaben hochladen, sofern dies erlaubt ist. Du kannst Datei-Uploads für Gäste auf drei Ebenen steuern: als Team-Standard in den Portal-Einstellungen, pro Projekt in den Projekteinstellungen oder pro Aufgabe direkt in der Aufgaben-Toolbar.
So kannst du z.B. eine Aufgabe anlegen, in der dein Kunde ein Briefing oder Ideen als Datei hochlädt, direkt an der passenden Stelle im Projekt.
🔄 Aufgabe in Revision umwandeln
Wenn aus einer Aufgabe eine Korrekturschleife (Revision) werden soll, kannst du sie direkt umwandeln — ohne die Inhalte manuell zu übertragen.
Öffne die Aufgabe, die du umwandeln möchtest.
Klicke in der Toolbar auf das Revisions-Symbol (Pfeil-Icon neben den anderen Aktionen).
Bestätige die Umwandlung im Dialog.
Dabei werden Name, Beschreibung und alle angehängten Dateien automatisch in die neue Revision übernommen. Die Frist richtet sich nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe oder — falls keines gesetzt ist — nach der Standard-Revisionsdauer deines Teams.
Hinweis: Die ursprüngliche Aufgabe bleibt bestehen. Es wird eine neue Revision erstellt, du wirst direkt dorthin weitergeleitet.
💡 Good to Know
Aufgaben können in allen Ansichten erstellt werden. Die Ansicht ändert nur die Darstellung, nicht den Inhalt.
Wiederholende Aufgaben eignen sich besonders für regelmäßige Abläufe. Aus ihnen kannst du auch Templates erstellen. Mehr dazu findest du hier.
Meilensteine helfen, Aufgaben thematisch zu bündeln und größere Projektphasen abzubilden.