Aufgaben erstellen und bearbeiten
Geschrieben von Janina
Zuletzt aktualisiert Vor 25 Tagen
Aufgaben sind das Herzstück deiner Projekte in Proyex.
Mit ihnen planst du Arbeitsschritte, weist Verantwortlichkeiten zu und behältst deinen Fortschritt jederzeit im Blick.
🧠 Wie funktionieren Aufgaben in Proyex?
Aufgaben sind immer Teil eines Projekts.
Jedes Projekt hat seine eigene Aufgabenstruktur und kann in verschiedenen Ansichten dargestellt werden:
Listenansicht
Board (Kanban)
Tabellenansicht
Diese verschiedenen Ansichten siehst nur du für dich. Unabhängig von ihnen kannst du überall Aufgaben hinzufügen und bearbeiten. Es handelt sich dabei lediglich um unterschiedliche Darstellungen derselben Inhalte.
➕ Neue Aufgaben erstellen
So legst du eine neue Aufgabe in einem Projekt an:
Öffne das Projekt, in dem du arbeiten möchtest.
Wähle eine der Ansichten (Liste, Board oder Tabelle).
Klicke auf „+ Neue Aufgabe erstellen".
Vergib deiner Aufgabe einen Titel.
Ergänze bei Bedarf weitere Informationen wie Beschreibung, Verantwortliche oder Fälligkeit.
Beim Anlegen einer Aufgabe kannst du im Dropdown einen Meilenstein auswählen oder es bei „Ohne Meilenstein" belassen. Aufgaben mit und ohne Meilenstein leben im selben Projekt nebeneinander – Aufgaben ohne Meilenstein erscheinen ganz oben im Bereich „Aufgaben ohne Meilenstein". Meilensteine sind hilfreich, wenn dein Projekt mehrere Etappen hat; für kleinere Vorhaben oder spontane Ideen reicht oft die direkte Aufgabe ohne Meilenstein.
✏️ Aufgaben im Detail bearbeiten
Eine Aufgabe kannst du jederzeit anpassen und erweitern. Möglich sind unter anderem:
Beschreibung hinzufügen mit Formatierungen wie fett, kursiv, Listen, Links und Überschriften
Checklisten für Unteraufgaben anlegen
Dateien oder Videos hochladen
Verantwortliche Person festlegen
Status setzen (Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Blockiert, Wartet)
Fälligkeitsdatum definieren
Wiederholungen einstellen (z. B. regelmäßig wiederkehrende Aufgaben)
Start- und Enddaten festlegen
Notizen mit @Erwähnungen hinzufügen
Alle Angaben lassen sich auch nachträglich ändern. Aufgaben können außerdem jederzeit gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
👥 Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten
Statt jede Aufgabe einzeln anzufassen, kannst du in der Aufgabenansicht eines Projekts mehrere oder alle Aufgaben in einem Schritt bearbeiten: einem Teammitglied oder Gast zuweisen (oder die Zuweisung entfernen) — oder ihren Status ändern, zum Beispiel alle auf „Erledigt“ setzen.
Klicke dafür in der Toolbar oben rechts auf Massenbearbeitung. Das Menü ist in zwei Bereiche geteilt — Bearbeiter zuweisen und Status ändern — mit jeweils denselben vier Optionen:
Alle Aufgaben — wirkt auf jede Aufgabe des Projekts.
Alle eines Meilensteins — beschränkt sich auf den ausgewählten Meilenstein.
Alle ohne Meilenstein — nur Aufgaben außerhalb von Meilensteinen.
Ausgewählte — aktiviert eine Auswahlhilfe mit Kontrollkästchen, sodass du gezielt einzelne Aufgaben markieren und gemeinsam bearbeiten kannst.
Im Dialog wählst du anschließend je nach Aktion den Bearbeiter (Teammitglied, Gast oder Zuweisung entfernen) oder den neuen Status (Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Blockiert oder Wartet) und bestätigst. Aufgaben, die bereits den gewünschten Bearbeiter bzw. Status haben, werden übersprungen — du erhältst eine kurze Rückmeldung, wie viele aktualisiert wurden.
Hinweis: Pro Vorgang werden maximal 200 Aufgaben verarbeitet. Bei größeren Projekten schränke die Auswahl über Meilenstein oder Kontrollkästchen ein.
📊 Die Aufgaben-Tabelle im Projekt
Im Projekt findest du den Reiter Aufgaben. Dort stehen alle Aufgaben des Projekts in einer Tabelle, gruppiert nach Meilenstein. Aufgaben ohne Meilenstein sammeln sich in einer eigenen Gruppe am Ende.
Direkt in der Zeile ändern: Status, Verantwortlichkeit, Fälligkeitsdatum und Priorität änderst du mit einem Klick in der jeweiligen Zelle — du musst die Aufgabe dafür nicht öffnen. Das Kästchen ganz links hakt eine Aufgabe ab. Den Namen bearbeitest du über das Stift-Symbol, das beim Überfahren der Zeile erscheint; ein Klick auf den Namen öffnet die Aufgabe im Detail.
Suchen und filtern: Über der Tabelle durchsuchst du die Aufgabennamen und filterst nach Status oder Verantwortlichkeit. Mit Erledigte ausblenden verschwinden abgeschlossene Aufgaben aus der Ansicht.
Spalten selbst bestimmen: Unter Spalten wählst du, welche Angaben die Tabelle zeigt — darunter auch deine eigenen Zusatzfelder. Eine Zusammenstellung, die du häufiger brauchst, speicherst du dort als benannte Ansicht und holst sie mit einem Klick zurück. Diese Ansichten gelten für dich persönlich in diesem Browser, nicht für das ganze Team.
Reihenfolge per Ziehen: Beim Überfahren einer Zeile erscheint links ein Griff. Damit ziehst du eine Aufgabe an eine andere Position oder gleich in einen anderen Meilenstein. Solange ein Filter aktiv ist, ist das Ziehen abgeschaltet — die neue Position würde sich sonst nur auf die gefilterte Auswahl beziehen und die übrige Reihenfolge durcheinanderbringen.
Mehrere auf einmal bearbeiten: Über die Kästchen wählst du beliebig viele Aufgaben aus. Für die Auswahl setzt du dann gemeinsam den Status, weist sie jemandem zu oder löschst sie. Vor dem Löschen wird nachgefragt.
Neue Aufgabe anlegen: Am Ende jeder Gruppe steht Aufgabe hinzufügen — so landet die Aufgabe direkt im richtigen Meilenstein. Der Knopf Neue Aufgabe über der Tabelle legt sie in der ersten Gruppe an. Das Eingabefeld bleibt offen, du kannst also mehrere Aufgaben hintereinander eintippen.
👥 Kundensicht der Aufgaben
Kunden haben in Proyex eine eigene Aufgabenansicht. Dabei gilt:
Kunden sehen alle Aufgaben im Projekt
Kunden sehen den aktuellen Status der Aufgaben
Kunden können Aufgaben nicht bearbeiten oder kommentieren
Kunden können Dateien zu Aufgaben hochladen, sofern dies erlaubt ist. Du kannst Datei-Uploads für Gäste auf drei Ebenen steuern: als Team-Standard in den Portal-Einstellungen, pro Projekt in den Projekteinstellungen oder pro Aufgabe direkt in der Aufgaben-Toolbar.
So kannst du z.B. eine Aufgabe anlegen, in der dein Kunde ein Briefing oder Ideen als Datei hochlädt, direkt an der passenden Stelle im Projekt.
🔄 Aufgabe in Revision umwandeln
Wenn aus einer Aufgabe eine Korrekturschleife (Revision) werden soll, kannst du sie direkt umwandeln — ohne die Inhalte manuell zu übertragen.
Öffne die Aufgabe, die du umwandeln möchtest.
Klicke in der Toolbar auf das Revisions-Symbol (Pfeil-Icon neben den anderen Aktionen).
Bestätige die Umwandlung im Dialog.
Dabei werden Name, Beschreibung und alle angehängten Dateien automatisch in die neue Revision übernommen. Die Frist richtet sich nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe oder — falls keines gesetzt ist — nach der Standard-Revisionsdauer deines Teams.
Hinweis: Die ursprüngliche Aufgabe bleibt bestehen. Es wird eine neue Revision erstellt, du wirst direkt dorthin weitergeleitet.
💡 Good to Know
Aufgaben können in allen Ansichten erstellt werden. Die Ansicht ändert nur die Darstellung, nicht den Inhalt.
Wiederholende Aufgaben eignen sich besonders für regelmäßige Abläufe. Aus ihnen kannst du auch Templates erstellen. Mehr dazu findest du hier.
Meilensteine helfen, Aufgaben thematisch zu bündeln und größere Projektphasen abzubilden.