Rollen & Sichtbarkeit einfach erklärt

Geschrieben von Janina

Zuletzt aktualisiert Vor 15 Tagen

In Proyex arbeiten oft mehrere Personen an einem Projekt zusammen, sowohl interne Teammitglieder als auch externe Kunden.

Damit Projekte übersichtlich bleiben, gibt es klare Regeln dafür, wer Inhalte sehen und wer sie verändern darf.

Rollen im Projekt

Grundsätzlich gibt es in Proyex zwei Arten von Personen, die Zugriff auf ein Projekt haben können:

  • Teammitglieder

  • Gäste (Kunden)

Diese Rollen haben unterschiedliche Rechte und Aufgaben.

Teammitglieder

Teammitglieder sind interne Personen, die aktiv am Projekt arbeiten.

Sie können innerhalb eines Projekts in der Regel:

  • Aufgaben erstellen und bearbeiten

  • Meilensteine anlegen und verändern

  • Revisionen erstellen

  • Dateien hochladen und organisieren

  • Gäste einladen

  • Projekteinstellungen anpassen

Innerhalb eines Teams gibt es außerdem einen Team-Besitzer.
Dieser legt zum Beispiel den Teamnamen fest und verwaltet grundlegende Einstellungen.

Welche Funktionen Teammitglieder nutzen können, hängt teilweise auch vom gewählten Tarif ab.

Gäste (Kunden)

Gäste sind externe Personen, die Zugriff auf ein Projekt erhalten, zum Beispiel Kunden. Sie können im Projekt aktiv mitarbeiten, ohne die Projektstruktur zu verändern.

Gäste können:

  • den Status von Aufgaben ändern

  • Dateien hochladen

  • Revisionen kommentieren

  • Revisionen freigeben oder ablehnen

Gäste können nicht:

  • Aufgaben erstellen oder bearbeiten

  • Aufgaben kommentieren

  • Meilensteine verändern

  • neue Revisionen starten

  • andere Gäste einladen

  • Projekteinstellungen ändern

So bleibt die Projektstruktur immer unter Kontrolle des Teams.

Was Kunden im Projekt sehen

Kunden sehen eine vereinfachte Projektansicht mit den wichtigsten Informationen. Dazu gehören:

  • Projektübersicht

  • Aufgaben und deren Status

  • Meilensteine

  • Dateien

  • Revisionen und Freigaben

  • Kommentare in Revisionen

  • Änderungsprotokolle von Revisionen

Über diese Inhalte können Kunden den Fortschritt eines Projekts nachvollziehen.

Was Kunden nicht sehen

Einige Bereiche sind ausschließlich für interne Organisation gedacht.

Kunden sehen daher nicht:

  • das Kanban-Board

  • die Tabellenansicht

  • den internen Teamchat

  • interne Notizen

  • ausgeblendete Aufgaben

  • ausgeblendete Meilensteine

Diese Inhalte bleiben vollständig intern.

Sichtbarkeit von Inhalten steuern

Du kannst selbst entscheiden, welche Inhalte für Kunden sichtbar sind. Aufgaben und Meilensteine lassen sich über das Augen-Symbol steuern:

  • Blaues Auge → Inhalt ist für Kunden sichtbar

  • Graues, durchgestrichenes Auge → Inhalt ist für Kunden ausgeblendet

Ausgeblendete Inhalte bleiben für dich sichtbar, erscheinen jedoch nicht in der Kundenansicht.

Auch Revisionen können jederzeit zurückgezogen oder gelöscht werden.

Zugriff auf Projekte

Gäste sehen ausschließlich die Projekte, zu denen sie eingeladen wurden. Sie haben aber keinen Zugriff auf andere Projekte, andere Kunden und interne Team Informationen.

Benachrichtigungen

Kunden werden über Änderungen im Projekt per E-Mail informiert.

Zum Beispiel bei:

  • neuen Revisionen

  • Statusänderungen von Aufgaben

  • Erwähnungen

  • neuen Dateien

Welche Benachrichtigungen versendet werden, hängt davon ab, welche Optionen in den Einstellungen aktiviert sind.

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