Projekt-Templates helfen dir, wiederkehrende Abläufe effizient zu strukturieren und Zeit zu sparen. Wenn Templates neu für dich sind oder du sie anpassen möchtest, findest du alles dazu in den Artikeln “Template erstellen” und “Templates bearbeiten”.

Warum gute Templates so wichtig sind

Ein gutes Template sorgt für:

• einen klaren Workflow

• Zeitersparnis bei neuen Projekten

• einheitliche Abläufe in deinem Team

Ein schlecht aufgebautes Template hingegen führt dazu, dass du:

• dich ständig neu orientieren musst

• unnötig Zeit verlierst

• dich mehr mit der Struktur als mit der eigentlichen Arbeit beschäftigst

Die richtige Balance finden

Ein gutes Template ist weder zu simpel noch zu komplex. Ziel sollte sein, so viel Struktur wie möglich mit einem Template zu bekommen, aber auch maximale Flexibilität zu behalten. Ist dein Template zu simpel, fehlen dir wahrscheinlich wichtige Schritte. Ist es zu detailliert, wird es irgendwann unübersichtlich und schwer anpassbar.

Best Practices für ein starkes Template

1. Arbeite mit klaren Phasen (Meilensteinen)

Strukturiere dein Template immer nach Projektphasen, z. B.:

• Planung

• Konzept

• Umsetzung

• Launch

Das sorgt für Orientierung und einen logischen Ablauf.

2. Halte Aufgaben sinnvoll detailliert

Aufgaben sollten klar verständlich sein, aber nicht überladen sein. Vermeide zu viele Mini-Schritte und unnötige Komplexität.

Jede Aufgabe sollte einen klaren nächsten Schritt darstellen.

3. Lass Raum für Flexibilität

Nicht alles muss im Template festgelegt sein. Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten kannst du z.B. immer noch im Nachhinein festlegen.

Du kannst diese definieren, wenn der Projektzeitraum klar ist oder dein Team bereits feststeht.

4. Setze auf Wiederverwendbarkeit

Ein gutes Template funktioniert für mehrere Projekte.

Beispiel:
Eine Website-Struktur bleibt gleich, auch wenn Inhalte sich ändern. Die gleiche Grundstruktur sollte einfach vorhanden sein, aber die Inhalte sollten anpassbar sein.

5. Optimiere dein Template kontinuierlich

Templates sind nie „fertig“. Typisches Signal zur Optimierung:
Du machst immer wieder denselben Zwischenschritt manuell, obwohl er nicht im Template steht. In solchen Situationen solltest du dein Template anpassen.

Beispiel: Branding-Projekt (Clothing Brand)

Start

• Kickoff-PDF erstellen & hochladen

• Kunde lädt PDF herunter

• Kickoff-Meeting

• Projektstart-Checkliste

Deine ersten Aufgaben (Kunde)

• Domain kaufen

• Social Media Accounts erstellen

• Geschäftskonto einrichten

• Design abstimmen

Erste Vorschläge

• Designs erstellen

• Logo & CI entwickeln

• Shop-Skelett aufbauen

Revisionen

• Feedback zu Designs

• Anpassungen an Logo & CI

Deine weiteren Schritte

• Checkliste abarbeiten

• Produkte erstellen

• Rechtstexte erstellen lassen

• Testbestellung durchführen

Online Shop

• Shop-Besprechung

• Revisionen

• Qualitätskontrolle

• Finalisierung

Marketing Vorbereitung

• Einführung in nächste Schritte

• Meta Setup

• Ads Manager Überblick

• Marketing Kickoff

Marketing

• Marketing- & Designanleitung

• Creative Moodboard

• Werbeanzeigen-Vorlagen

• Kampagnen-Betreuung

• Performance-Kontrolle

Erste Erfolge

• Erste Sales tracken

Gut zu wissen

Templates können jederzeit angepasst werden, daher ist es sinnvoll, zunächst einfach zu starten und sie mit der Zeit weiter zu optimieren. Achte außerdem darauf, nicht zu viele Templates zu erstellen, da dies schnell zu Unübersichtlichkeit führen kann.

🔗 Weiterführende Artikel

• “Kundenprojekt richtig strukturieren - Best Practice”

• “Typische Anfängerfehler vermeiden - Best Practice”

• “Aufgaben sinnvoll strukturieren - Best Practice”