Kundenprojekt richtig strukturieren - Best Practice

Geschrieben von Janina

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 1 Monat

Wenn Aufgaben, Meilensteine und Feedbackprozesse klar organisiert sind, laufen Projekte deutlich ruhiger und effizienter. In diesem Artikel zeigen wir dir eine bewährte Vorgehensweise, wie du ein Kundenprojekt in Proyex sinnvoll aufsetzt.

  1. Projekt erstellen

Der erste Schritt in Proyex ist immer, ein neues Projekt anzulegen. Ein Projekt bildet den zentralen Arbeitsbereich, in dem später alle Inhalte organisiert werden, zum Beispiel:

  • Aufgaben

  • Meilensteine

  • Dateien

  • Revisionen

  • Gäste (Kunden)

Am Anfang ist das Projekt meist noch leer. Die eigentliche Struktur entsteht erst im nächsten Schritt.

  1. Meilensteine als Projektphasen definieren

Bevor du Aufgaben erstellst, solltest du zuerst überlegen, welche Projektphasen dein Projekt hat. Diese Phasen werden in Proyex als Meilensteine angelegt und helfen ein größeres Projekt in sinnvolle Abschnitte zu unterteilen. Wir zeigen dir ein konkretes Best Practice Beispiel für ein Designprojekt:

Projekt: Website Design

Meilensteine:

  • Konzept

  • Design

  • Umsetzung

  • Übergabe

Wichtig dabei ist, dass Meilensteine klare Projektphasen darstellen sollten. Zu viele Meilensteine können schnell unübersichtlich werden, aber zu wenige Meilensteine machen das Projekt schwer nachvollziehbar.

  1. Aufgaben innerhalb der Meilensteine erstellen

Sobald die Projektphasen definiert sind, kannst du die konkreten Arbeitsschritte als Aufgaben anlegen.

Dabei gilt:
Eine Aufgabe sollte immer einen klaren, konkreten Arbeitsschritt beschreiben.

❌ Weniger sinnvoll:

„Website bauen“

✅ Besser strukturierte Aufgaben (z.B. zu Konzept Meilenstein):

  • Ziele Kunde auswerten

  • Konkurrenzanalyse

  • Moodboard

  • Seitenstruktur definieren

  • Wireframes erstellen

So bleibt der Fortschritt im Projekt nachvollziehbar.

  1. Wichtige Dateien vorbereiten

Bevor du deinen Kunden einlädst, ist es sinnvoll, wichtige Materialien bereits im Projekt bereitzustellen.

Zum Beispiel:

  • Briefing-Dokumente

  • Projektinformationen

  • Vorlagen oder Fragebögen

Diese kannst du im Bereich Dateien hochladen. Dateien lassen sich außerdem mit Ordnern strukturieren, zum Beispiel:

  • Briefing

  • Entwürfe

  • Final

So finden sowohl du als auch dein Kunde später alles schnell wieder.

  1. Kunden erst einladen, wenn das Projekt bereit ist

Ein häufiger Fehler ist, Kunden zu früh in ein Projekt einzuladen. Besser ist es, den Kunden erst einzuladen, wenn:

  • die Meilensteine definiert sind

  • Aufgaben angelegt wurden

  • wichtige Dateien vorhanden sind

So betritt der Kunde ein bereits strukturiertes Projekt und versteht sofort, wie alles aufgebaut ist. Oft ist es hilfreich, dem Kunden in einem kurzen Meeting zu erklären, wie ihr gemeinsam im Projekt arbeiten werdet.

  1. Revisionen für Feedback nutzen

Revisionen sind ideal, um Feedback strukturiert einzuholen. Bevor ein Projekt startet, solltest du mit dem Kunden klären:

  • wie viele Revisionen enthalten sind

  • wann Feedback erwartet wird

Beispiel:

Bei einem Designprojekt könnten Revisionen für Designentwürfe genutzt werden. Der Kunde erhält dann beispielsweise 3 Revisionen, um Feedback zu geben. Sobald der Kunde eine Revision freigibt, kannst du die finalen Dateien im Projekt bereitstellen.

Typische Fehler vermeiden

Zu viele Meilensteine

Wenn jede Kleinigkeit ein eigener Meilenstein ist, verliert das Projekt schnell an Übersicht.

Alles in einen Meilenstein packen

Wenn alle Aufgaben in einem einzigen Meilenstein liegen, wird der Projektfortschritt schwer nachvollziehbar.

Revisionen nicht klar definieren

Wenn nicht klar festgelegt ist, wie viele Revisionen enthalten sind, kann Feedback schnell ausufern.

Kommunikation über Messenger

Projektfeedback sollte möglichst im Tool, per E-Mail oder in Meetings stattfinden, nicht über WhatsApp oder ähnliche Messenger.

Checkliste für ein gut strukturiertes Projekt

Bevor dein Projekt startet, kannst du diese kurze Checkliste nutzen:

✔ Projekt erstellt
✔ Meilensteine definiert
✔ Aufgaben sinnvoll aufgeteilt
✔ wichtige Dateien hochgeladen
✔ Revisionen geplant
✔ Kunde eingeladen

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