Dateiupload für Gäste erlauben oder einschränken

Geschrieben von Miro Flemke

Zuletzt aktualisiert Vor 2 Monaten

Worum geht es?

In Proyex können Ihre Kunden (Gäste) Dateien direkt in Projekten hochladen — zum Beispiel Briefings, Logos oder Referenzmaterial. Als Projektverantwortlicher entscheiden Sie auf drei Ebenen, ob und wo Gäste Dateien hochladen dürfen: teamweit, pro Projekt oder sogar pro Aufgabe.

Die drei Steuerungsebenen

Die Einstellung funktioniert nach einem Vererbungsprinzip: Jede tiefere Ebene kann die darüberliegende überschreiben.

1. Team-Ebene (Standardeinstellung)

Die Team-Einstellung gilt als Grundlage für alle Projekte und Aufgaben.

  1. Öffnen Sie die Portaleinstellungen Ihres Teams.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option „Dateiupload für Gäste erlauben".

Diese Einstellung wird automatisch auf alle Projekte und Aufgaben angewendet, sofern dort nichts anderes festgelegt ist.

2. Projekt-Ebene (optionale Überschreibung)

Für einzelne Projekte können Sie die Team-Einstellung gezielt überschreiben.

  1. Öffnen Sie die Projekteinstellungen.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox, um die Team-Einstellung für dieses Projekt zu überschreiben.
  3. Wählen Sie dann, ob Gäste in diesem Projekt Dateien hochladen dürfen oder nicht.

Wenn Sie die Überschreibung nicht aktivieren, gilt automatisch die Team-Einstellung.

3. Aufgaben-Ebene (optionale Überschreibung)

Auch auf Aufgabenebene lässt sich die Einstellung individuell steuern — praktisch, wenn nur bei bestimmten Aufgaben Uploads erlaubt oder gesperrt sein sollen.

  1. Öffnen Sie eine Aufgabe im Bearbeitungsmodus.
  2. Klicken Sie auf das Upload-Symbol in der Werkzeugleiste.
  3. Das Symbol wechselt bei jedem Klick zwischen drei Zuständen:
    • Grau — Einstellung wird vom Projekt bzw. Team geerbt
    • Farbig (Akzentfarbe) — Upload für Gäste erlaubt
    • Rot (durchgestrichen) — Upload für Gäste gesperrt

Wie die Vererbung funktioniert

Proyex prüft die Berechtigung von der spezifischsten zur allgemeinsten Ebene:

  1. Ist auf der Aufgabe eine Einstellung gesetzt? → Diese gilt.
  2. Falls nicht: Ist auf dem Projekt eine Überschreibung aktiv? → Diese gilt.
  3. Falls nicht: Die Team-Einstellung wird verwendet.

Beispiel: Ihr Team erlaubt Gäste-Uploads generell. Für ein vertrauliches Projekt deaktivieren Sie die Uploads auf Projektebene. Trotzdem können Sie bei einer einzelnen Aufgabe innerhalb dieses Projekts den Upload wieder erlauben — zum Beispiel für ein Briefing, das der Kunde bereitstellen soll.

Was passiert, wenn ein Gast keine Upload-Berechtigung hat?

Versucht ein Gast, eine Datei hochzuladen, obwohl die Berechtigung auf einer der drei Ebenen deaktiviert ist, wird der Upload automatisch blockiert. Der Gast erhält eine entsprechende Fehlermeldung.

Berechtigungen

Die Einstellung kann nur von Teammitgliedern geändert werden:

  • Team-Ebene: Nur Team-Administratoren (in den Portaleinstellungen)
  • Projekt-Ebene: Teammitglieder mit Zugriff auf die Projekteinstellungen
  • Aufgaben-Ebene: Teammitglieder, die die Aufgabe bearbeiten dürfen

Gäste selbst können diese Einstellung nicht ändern.

Tipps & Hinweise

  • Standardmäßig sind Gäste-Uploads aktiviert. Wenn Sie diese generell einschränken möchten, deaktivieren Sie die Option auf Team-Ebene.
  • Die Aufgaben-Einstellung eignet sich besonders gut, um Upload-Rechte gezielt für einzelne Arbeitsschritte zu steuern, ohne die gesamte Projekteinstellung ändern zu müssen.
  • Bereits hochgeladene Dateien werden durch eine Änderung der Einstellung nicht gelöscht. Es werden lediglich neue Uploads verhindert.