Öffentliche Formulare — Informationen extern einsammeln

Geschrieben von Miro Flemke

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 2 Monaten

Was sind öffentliche Formulare?

Öffentliche Formulare ermöglichen es Ihnen, Informationen von externen Personen einzusammeln — ganz ohne dass diese ein Proyex-Konto benötigen. Jede Einsendung erstellt automatisch eine Aufgabe in Ihrem Projekt. So können Sie Anfragen, Briefings oder Feedback direkt in Ihren Workflow integrieren.

So erstellen Sie ein Formular

  1. Formular anlegen: Navigieren Sie in Ihrem Projekt zu den Formular-Einstellungen und erstellen Sie ein neues Formular mit Titel und optionaler Beschreibung.
  2. Felder hinzufügen: Fügen Sie die gewünschten Felder hinzu (siehe Feldtypen unten). Markieren Sie Pflichtfelder als "erforderlich".
  3. Öffentlichen Link aktivieren: Aktivieren Sie die öffentliche Freigabe für ein bestimmtes Projekt und einen Meilenstein. Ein einzigartiger Link wird automatisch generiert.
  4. Link teilen: Kopieren Sie den öffentlichen Link und senden Sie ihn an Ihre Kunden, Partner oder Interessenten.

Verfügbare Feldtypen

Sie können Ihre Formulare mit folgenden Feldtypen gestalten:

  • Text: Einzeiliges Textfeld (max. 1.000 Zeichen)
  • Textbereich: Mehrzeiliges Textfeld (max. 10.000 Zeichen)
  • Auswahl (Dropdown): Einfach- oder Mehrfachauswahl aus vordefinierten Optionen
  • Checkboxen: Mehrere Optionen gleichzeitig auswählbar
  • Radio-Buttons: Genau eine Option auswählbar
  • Datei-Upload: Dateien hochladen (z. B. Briefings, Bilder, Dokumente)
  • Link: URL-Feld für Weblinks (muss mit http:// oder https:// beginnen)

Für Auswahl-, Checkbox- und Radio-Felder müssen mindestens zwei Optionen definiert werden.

Was passiert bei einer Einsendung?

Sobald jemand das Formular ausfüllt und absendet:

  1. Eine neue Aufgabe wird automatisch im konfigurierten Projekt und Meilenstein erstellt.
  2. Die Antworten werden als Aufgabenbeschreibung formatiert.
  3. Hochgeladene Dateien werden der Aufgabe als Anhänge hinzugefügt.
  4. Das Team wird benachrichtigt (Projektmitglieder und Formular-Ersteller).
  5. Der Absender erhält eine Bestätigungs-E-Mail (sofern er seine E-Mail-Adresse angegeben hat).

Einstellungen pro Formular

Beim Aktivieren der öffentlichen Freigabe können Sie folgende Optionen konfigurieren:

  • Projekt und Meilenstein: Wohin sollen die Aufgaben erstellt werden?
  • Absendername und E-Mail erfassen: Optional den Namen und die E-Mail-Adresse des Absenders abfragen.
  • Aufgaben-Zuweisung: Automatisch einem Teammitglied zuweisen.
  • Priorität: Standard-Priorität für neue Aufgaben (niedrig, mittel, hoch, dringend).
  • Aufgabentitel: Wählen Sie, welches Formularfeld als Aufgabentitel verwendet wird — oder lassen Sie ihn automatisch generieren.
  • Präfix und Suffix: Optionaler Text vor oder nach dem Aufgabentitel (jeweils max. 100 Zeichen).
  • Spam-Schutz: reCAPTCHA aktivieren, um automatisierte Einsendungen zu verhindern.

Einsendungen verwalten

Alle eingegangenen Einsendungen finden Sie im Backoffice Ihres Formulars:

  • Übersicht: Sehen Sie alle Einsendungen mit Absender, Datum und verknüpfter Aufgabe.
  • Details ansehen: Öffnen Sie eine Einsendung, um alle Antworten und hochgeladene Dateien einzusehen.
  • Status verwalten: Markieren Sie Einsendungen als "erledigt" oder öffnen Sie sie erneut.
  • Erinnerung senden: Senden Sie dem Absender eine E-Mail-Erinnerung.

Sicherheit und Datenschutz

  • Zugangstoken: Jedes Formular erhält einen einzigartigen 48-Zeichen-Token. Nur wer den Link kennt, kann das Formular aufrufen.
  • Token erneuern: Sie können den Token jederzeit neu generieren. Alte Links werden sofort ungültig.
  • Spam-Schutz: Google reCAPTCHA v3 kann pro Formular aktiviert werden.
  • IP-Protokollierung: Die IP-Adresse des Absenders wird bei jeder Einsendung gespeichert.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere öffentliche Links für dasselbe Formular erstellen?

Ja — Sie können dasselbe Formular für verschiedene Projekte und Meilensteine freigeben. Jede Konfiguration erhält einen eigenen Link.

Was passiert, wenn ich den Token erneuere?

Der alte Link funktioniert sofort nicht mehr. Nur der neue Link ist gültig. Das ist nützlich, wenn ein Link versehentlich geteilt wurde.

Gibt es ein Limit für Einsendungen?

Nein — es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Einsendungen. Datei-Uploads sind jedoch durch Ihr Team-Speicherkontingent begrenzt.

Können Gäste auch ohne E-Mail-Adresse einsenden?

Ja, sofern Sie die E-Mail-Abfrage in den Formular-Einstellungen deaktiviert haben. In diesem Fall erhält der Absender allerdings keine Bestätigungs-E-Mail.

Tipps und Hinweise

  • Nutzen Sie Präfix/Suffix, um Aufgabentitel automatisch zu kategorisieren (z. B. Präfix: "Anfrage: ").
  • Aktivieren Sie reCAPTCHA, wenn Sie den Link öffentlich teilen (z. B. auf Ihrer Website).
  • Verwenden Sie Pflichtfelder sparsam — je weniger Hürden, desto mehr Einsendungen erhalten Sie.
  • Erneuern Sie den Token regelmäßig, wenn das Formular nur für bestimmte Zeiträume aktiv sein soll.