Gäste einladen und verwalten

Was sind Gäste?

Gäste sind externe Personen — z. B. Kunden, Auftraggeber oder Partner — die über das Gästeportal Zugriff auf bestimmte Projekte erhalten. Gäste haben ein eigenes Login und sehen nur die Inhalte, die für sie freigegeben wurden.

Einen Gast einladen

1. Öffnen Sie ein Projekt und navigieren Sie zum Bereich Gäste.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
3. Optional: Ergänzen Sie Name, Firma und Position.
4. Klicken Sie auf Einladen.

Der Gast erhält eine E-Mail mit Zugangsdaten zum Gästeportal.

Zugang über Magic-Link

Alternativ zur E-Mail-Einladung können Sie einen Magic-Link erstellen:

1. Klicken Sie im Gäste-Bereich auf „Magic-Link erstellen".
2. Kopieren Sie den generierten Link und senden Sie ihn direkt an Ihren Gast.
3. Der Link ist 7 Tage gültig und kann jederzeit widerrufen werden.

Gäste-Login

Gäste melden sich über das Gästeportal an — entweder über den Magic-Link oder per E-Mail-Login:

1. Der Gast gibt seine E-Mail-Adresse ein.
2. Er erhält einen Einmal-Code (OTP) per E-Mail.
3. Nach Eingabe des Codes ist der Gast angemeldet. Der Code ist 10 Minuten gültig.

Was können Gäste sehen und tun?

Gäste haben Zugriff auf das Gästeportal mit folgenden Funktionen:

• Dashboard: Übersicht über zugewiesene Projekte und Aufgaben
• Projekte: Details, Meilensteine und Aufgaben (sofern als sichtbar markiert)
• Aufgaben: Zugewiesene Aufgaben einsehen und kommentieren
• Chat: Am Projekt-Chat teilnehmen
• Profil: Eigene Profilinfos verwalten

Berechtigungen pro Projekt

Für jeden Gast können Sie pro Projekt individuell festlegen:

Standardmäßig haben Gäste nur Leserechte. Schreibrechte müssen explizit aktiviert werden.

Sichtbarkeit steuern

Nicht alle Inhalte sind automatisch für Gäste sichtbar:

• Aufgaben: Nur Aufgaben, die als „sichtbar für Gäste" markiert sind, werden im Portal angezeigt.
• Erledigte Aufgaben: Können pro Projekt für Gäste ausgeblendet werden.
• Meilensteine: Werden angezeigt, wenn sie sichtbare Aufgaben enthalten.

Gäste verwalten

• Alle Gäste anzeigen: Unter „Team-Gäste" sehen Sie eine Übersicht aller Gäste Ihres Teams.
• Gast entfernen: Entfernen Sie einen Gast aus einem Projekt über den Gäste-Bereich des Projekts.
• Magic-Link widerrufen: Deaktivieren Sie einen aktiven Magic-Link jederzeit.

Benachrichtigungen

Gäste können ihre E-Mail-Benachrichtigungen pro Projekt selbst konfigurieren. Verfügbare Benachrichtigungstypen umfassen u. a.:

• Aufgabe zugewiesen
• Aufgabenstatus geändert
• Erwähnung in Kommentaren
• Neue Chat-Nachricht
• Feedback-Anfragen

Gästeportal anpassen

In den Team-Einstellungen unter „Gästeportal" können Sie das Erscheinungsbild anpassen: Logo, Farben, Login-Texte und eine eigene Domain für das Portal.

Häufige Fragen

Sind Gäste kostenpflichtig?

Gäste zählen nicht als Teammitglieder. Je nach Plan gibt es ein Limit für die Anzahl der Gäste.

Kann ein Gast auf mehrere Projekte zugreifen?

Ja, ein Gast kann zu mehreren Projekten eingeladen werden — mit jeweils individuellen Berechtigungen.

Welche Sprachen unterstützt das Gästeportal?

Gäste können ihre bevorzugte Sprache wählen. Unterstützt werden Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch und Spanisch.