Automatisierungen — Workflows automatisch ausführen

Geschrieben von Miro Flemke

Zuletzt aktualisiert Vor 23 Tagen

Was sind Automatisierungen?

Mit Automatisierungen kannst du wiederkehrende Arbeitsschritte in Proyex automatisieren. Baue visuelle Workflows aus Auslösern, Bedingungen und Aktionen — und lass Proyex die Routine erledigen. Zum Beispiel: Wenn eine Aufgabe erstellt wird, weise sie automatisch einem Teammitglied zu und sende eine Benachrichtigung.

So funktioniert es

  1. Gehe zu Automatisierungen in der Navigation.
  2. Klicke auf Neue Automatisierung oder wähle eine Vorlage.
  3. Baue deinen Workflow im visuellen Editor: Ziehe Bausteine auf die Arbeitsfläche und verbinde sie.
  4. Konfiguriere jeden Baustein (Auslöser, Bedingung, Aktion).
  5. Aktiviere die Automatisierung.

Bausteine

Auslöser (Trigger)

Der Auslöser bestimmt, wann dein Workflow startet:

  • Ereignis-basiert: Reagiert auf Änderungen in Proyex (z. B. Aufgabe erstellt, Status geändert, Projekt aktualisiert).
  • Zeitgesteuert: Führt den Workflow zu einem festgelegten Zeitplan aus (z. B. jeden Montag um 9:00 Uhr).
  • Webhook: Startet den Workflow, wenn ein externer Dienst eine Anfrage an die generierte URL sendet.
  • Manuell: Starte den Workflow per Klick.

Verfügbare Auslöser im Detail

Diese Auslöser stehen aktuell zur Verfügung:

  • Aufgabe erstellt — Reagiert, sobald eine neue Aufgabe in Proyex angelegt wird. Optional auf ein bestimmtes Projekt beschränkbar.
  • Projekt abgeschlossen — Reagiert, sobald alle Aufgaben eines Projekts den Status Erledigt haben. Konfigurierbar:
    • Auf welche Projekte anwenden? — Leer lassen, um den Auslöser bei jedem abgeschlossenen Projekt zu verwenden, oder ein bestimmtes Projekt wählen, um den Auslöser nur darauf zu beschränken.
    • Nur einmal pro Projekt auslösen — Wenn aktiviert, feuert der Auslöser pro Projekt nur einmal — auch wenn eine bereits erledigte Aufgabe später wieder geöffnet und erneut abgeschlossen wird.
  • E-Mail empfangen — Startet den Workflow, wenn eine E-Mail an die für den Flow generierte Adresse gesendet wird.

Praxisbeispiel: Automatische Abrechnungs-Aufgabe

  1. Erstelle eine neue Automatisierung mit dem Auslöser Projekt abgeschlossen (kein bestimmtes Projekt = alle Projekte).
  2. Verbinde den Auslöser mit der Aktion Aufgabe erstellen.
  3. Wähle als Ziel-Projekt z. B. dein Backoffice-Projekt.
  4. Setze den Aufgabennamen auf Abrechnung für {{project.name}}.
  5. Wähle den zuständigen Mitarbeiter aus und aktiviere die Automatisierung.

Sobald die letzte Aufgabe in einem Projekt auf Erledigt gesetzt wird, landet automatisch eine neue Aufgabe „Abrechnung für [Projektname]" im Backoffice-Projekt.

Bedingungen

Bedingungen filtern, ob der Workflow fortgesetzt wird:

  • Prüfe Felder (z. B. "Status gleich Erledigt")
  • Verknüpfe mehrere Bedingungen mit UND oder ODER
  • Erstelle Verzweigungen für unterschiedliche Pfade

Aktionen

Aktionen führen die eigentliche Arbeit aus:

  • Aufgabe erstellen/aktualisieren — Felder setzen, Status ändern, zuweisen
  • Aufgaben sammelzuweisen — alle (oder gefilterte) Aufgaben eines Projekts an Person/Gast zuweisen
  • Benachrichtigung senden — E-Mail oder In-App-Nachricht
  • Webhook senden — Daten an einen externen Dienst schicken
  • Verzögerung — Wartezeit einbauen, bevor die nächste Aktion ausgeführt wird

Aktion „Aufgabe erstellen" im Detail

Bei der Aktion Aufgabe erstellen kannst du das Ziel-Projekt auf zwei Arten wählen:

  • Festes Projekt: Wähle ein konkretes Projekt aus deiner Liste — die Aufgabe entsteht immer dort.
  • 📌 Aus Trigger übernehmen: Die Aufgabe entsteht in dem Projekt, das den Auslöser ausgelöst hat. Diese Option erscheint nur, wenn der vorherige Auslöser ein Projekt mitliefert (zum Beispiel Projekt abgeschlossen oder Projekt erstellt). Damit kannst du generische Workflows bauen, die für alle Projekte gleichzeitig gelten — etwa „Sobald ein Projekt fertig ist → erstelle eine Folge-Aufgabe im selben Projekt", ohne pro Projekt eine eigene Automatisierung zu pflegen.

Beispiel: Abrechnung erstellen, sobald ein Projekt abgeschlossen ist

  1. Erstelle eine neue Automatisierung mit dem Auslöser Projekt abgeschlossen (kein bestimmtes Projekt = gilt für alle Projekte).
  2. Verbinde den Auslöser mit der Aktion Aufgabe erstellen.
  3. Wähle als Projekt 📌 Aus Trigger übernehmen.
  4. Setze den Aufgabennamen auf Abrechnung erstellen für {{project.name}}.
  5. Wähle die zuständige Person aus und aktiviere die Automatisierung.

Sobald die letzte Aufgabe in einem Projekt auf Erledigt gesetzt wird, landet automatisch eine Aufgabe „Abrechnung erstellen für [Projektname]" direkt im fertigen Projekt — ganz ohne pro Projekt eine eigene Automatisierung pflegen zu müssen. So unterscheidet sich diese Variante vom Backoffice-Beispiel oben: Statt eine zentrale Sammelliste zu führen, bleibt die Abrechnungs-Aufgabe an dem Projekt hängen, das sie betrifft.

Wenn du 📌 Aus Trigger übernehmen auswählst, wird das Feld für den Meilenstein automatisch ausgeblendet — die Aufgabe wird ohne Meilenstein-Zuordnung angelegt, weil das Ziel-Projekt erst zur Laufzeit feststeht und seine Meilensteine vorher nicht bekannt sind.

Aktion „Aufgaben sammelzuweisen" im Detail

Mit dieser Aktion lassen sich alle oder ein Teil der Aufgaben eines Projekts in einem Schritt zuweisen — perfekt für Setups, in denen du z. B. nach Projektanlage automatisch alle Aufgaben einer bestimmten Person übergibst.

Wähle zunächst das Projekt — entweder fest aus deiner Liste oder über 📌 Aus Trigger übernehmen, wenn die Aktion auf das Projekt reagieren soll, das den Flow ausgelöst hat.

Anschließend bestimmst du den Umfang:

  • Alle Aufgaben des Projekts
  • Nur Aufgaben eines Meilensteins (Meilenstein wählbar)
  • Nur Aufgaben ohne Meilenstein

Beim Bearbeiter-Typ stehen Teammitglied, Gast oder Zuweisung entfernen zur Verfügung. Pro Lauf werden maximal 200 Aufgaben verarbeitet; die Anzahl der tatsächlich aktualisierten Aufgaben steht im Output updated_count für nachgelagerte Knoten zur Verfügung.

Vorlagen

Starte schneller mit fertigen Vorlagen für typische Workflows. Vorlagen sind nach Kategorien geordnet (z. B. Marketing, HR, Betrieb) und können nach dem Erstellen frei angepasst werden.

Ausführungshistorie

Unter Ausführungen siehst du, wann und wie oft deine Automatisierung gelaufen ist:

  • Status: Erfolgreich, Fehlgeschlagen oder Abgebrochen
  • Dauer: Wie lange die Ausführung gedauert hat
  • Details: Klicke auf eine Ausführung, um zu sehen, welcher Schritt fehlgeschlagen ist

Versionierung

Jede Änderung an deinem Workflow wird als Version gespeichert. So kannst du nachvollziehen, wer wann was geändert hat.

Berechtigungen

Automatisierungen sind teamweit verfügbar. Alle Teammitglieder können Workflows erstellen, bearbeiten und aktivieren.

Häufige Fragen

Wie viele Automatisierungen kann ich erstellen?

Es gibt kein Limit — erstelle so viele Workflows, wie du brauchst.

Was passiert, wenn eine Automatisierung fehlschlägt?

Der Fehler wird protokolliert und in der Ausführungshistorie sichtbar — gleichzeitig schickt Proyex automatisch eine E-Mail an die Person, die den Workflow erstellt hat. Damit dein Postfach bei einer dauerhaft kaputten Automatisierung nicht überläuft, schickt Proyex pro Workflow maximal eine E-Mail alle 15 Minuten.

Können Automatisierungen auch durch externe Dienste ausgelöst werden?

Ja, über den Webhook-Auslöser. Du erhältst eine eindeutige URL, an die ein externer Dienst Daten senden kann.

Tipps & Hinweise

  • Starte mit einer Vorlage und passe sie an, statt von Null zu beginnen.
  • Nutze Bedingungen, um Workflows nur bei bestimmten Kriterien auszuführen — das verhindert unnötige Aktionen.
  • Prüfe regelmäßig die Ausführungshistorie, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht läuft.