E-Mail-Eingang — Aufgaben per E-Mail erstellen
Geschrieben von Miro Flemke
Zuletzt aktualisiert Vor 5 Tagen
Was ist die E-Mail-zu-Aufgabe-Funktion?
Mit der E-Mail-zu-Aufgabe-Funktion erhält jedes Projekt eine eigene E-Mail-Adresse. Eingehende E-Mails werden automatisch als neue Aufgaben im Projekt erstellt — inklusive Betreff, Nachrichtentext und Anhängen. So können Sie Anfragen, Weiterleitungen und externe Nachrichten direkt in Ihren Workflow integrieren, ohne dass der Absender ein Proyex-Konto benötigt.
So richten Sie es ein
Öffnen Sie die Projekteinstellungen des gewünschten Projekts.
Aktivieren Sie die Option E-Mail-Eingang über den Schalter.
Proyex generiert automatisch eine eindeutige E-Mail-Adresse im Format [kennung]@reply.proyex.io.
Kopieren Sie die Adresse mit einem Klick und teilen Sie sie mit Ihrem Team, Kunden oder Partnern.
Einstellungen
Ziel-Meilenstein: Wählen Sie optional einen Meilenstein, in dem neue Aufgaben erstellt werden sollen. Wenn keiner ausgewählt ist, landen die Aufgaben im ersten Meilenstein des Projekts.
Adresse neu generieren: Falls die Adresse unerwünscht weitergegeben wurde, können Sie jederzeit eine neue generieren. Die alte Adresse wird sofort ungültig.
Was passiert bei einer eingehenden E-Mail?
Sobald eine E-Mail an die Projektadresse gesendet wird:
Der Betreff wird zum Aufgabentitel (gängige Präfixe wie "Re:", "Fwd:", "AW:" und "WG:" werden automatisch entfernt).
Der Nachrichtentext wird zur Aufgabenbeschreibung.
Anhänge werden automatisch hochgeladen und der Aufgabe hinzugefügt (bis zu 25 MB).
Die Aufgabe wird mit dem Status "Offen" erstellt.
Automatische Absendererkennung
Proyex erkennt den Absender automatisch:
Gehört die E-Mail-Adresse einem Teammitglied, wird die Aufgabe dieser Person zugewiesen.
Gehört sie einem Projekt-Gast, wird die Aufgabe mit dem Gast verknüpft.
Bei unbekannten Absendern wird die Aufgabe ohne Zuweisung erstellt.
Schutzmaßnahmen
Spam-Schutz: E-Mails mit hohem Spam-Score werden automatisch abgewiesen.
Rate-Limiting: Pro Adresse werden maximal 30 E-Mails pro Stunde verarbeitet, um Überflutung zu verhindern.
Duplikaterkennung: Dieselbe E-Mail kann nicht mehrfach eine Aufgabe erstellen.
Anwendungsfälle
Kunden-E-Mails als Aufgaben: Leiten Sie E-Mails von Kunden direkt in das passende Projekt weiter — jede Nachricht wird automatisch zur Aufgabe.
Externe Anfragen: Geben Sie Partnern oder Dienstleistern die Projektadresse, damit sie Anfragen direkt als Aufgaben einreichen können.
Automatisierung: Nutzen Sie die Adresse in automatisierten Workflows — z.B. für Formular-Weiterleitungen oder Monitoring-Alerts.
Automatisierungen mit eingehenden E-Mails
Eingehende E-Mails können als Trigger in den Proyex-Automatisierungen verwendet werden. Wenn eine E-Mail eingeht, kann eine Automation automatisch weitere Aktionen ausführen — z.B. die Aufgabe einem bestimmten Teammitglied zuweisen oder eine Benachrichtigung senden.
Berechtigungen
Die E-Mail-Eingangs-Einstellungen können von Projektadministratoren konfiguriert werden. Eingehende E-Mails erstellen Aufgaben mit den Berechtigungen des Projekts.
Häufige Fragen
Kann ich die Projektadresse ändern?
Ja — über "Adresse neu generieren" in den Einstellungen. Die alte Adresse wird sofort deaktiviert.
Was passiert mit E-Mails, die an eine deaktivierte Adresse gesendet werden?
Diese E-Mails werden ignoriert und erzeugen keine Aufgaben.
Gibt es ein Limit für Anhänge?
Anhänge werden bis zu einer Gesamtgröße von 25 MB pro E-Mail verarbeitet. Größere Anhänge werden übersprungen.
Funktioniert das auch mit HTML-E-Mails?
Ja — der Nachrichtentext wird automatisch in ein lesbares Format konvertiert.
Tipps und Hinweise
Richten Sie eine Weiterleitung in Ihrem E-Mail-Programm ein, um bestimmte Nachrichten automatisch an die Projektadresse zu senden.
Nutzen Sie die Funktion in Kombination mit Automatisierungen, um eingehende Aufgaben automatisch zu kategorisieren und zuzuweisen.
Generieren Sie die Adresse regelmäßig neu, wenn Sie sie nur temporär mit externen Partnern teilen.