Wiederkehrende Aufgaben — regelmäßige Abläufe automatisieren
Geschrieben von Miro Flemke
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 12 Stunden
Was sind wiederkehrende Aufgaben?
Wiederkehrende Aufgaben erstellen sich automatisch nach einem von dir festgelegten Rhythmus — täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Perfekt für regelmäßige Abläufe wie wöchentliche Reports, monatliche Abrechnungen oder tägliche Check-ins.
So richtest du eine Wiederholung ein
Öffne eine bestehende Aufgabe in deinem Projekt.
Klicke auf Wiederholung im Aufgaben-Detail.
Wähle den Rhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich).
Lege das Intervall fest (z. B. alle 2 Wochen).
Setze ein Startdatum und optional ein Enddatum.
Optional: Bestimme eine Fälligkeitsfrist (z. B. 3 Tage nach Erstellung).
Speichere die Einstellung.
Ab dem Startdatum wird Proyex automatisch neue Aufgaben nach deinem Rhythmus erstellen. Jede generierte Aufgabe übernimmt die komplette Struktur der Vorlage — inklusive Beschreibung, Checklisten, Dateien, Videos und Zuweisung.
Verfügbare Rhythmen
Täglich
Erstellt eine neue Aufgabe alle X Tage.
Beispiel: Jeden Tag, alle 3 Tage
Wöchentlich
Erstellt eine neue Aufgabe alle X Wochen an bestimmten Wochentagen.
Beispiel: Alle 2 Wochen am Montag und Mittwoch
Monatlich
Drei Varianten:
An einem bestimmten Tag: z. B. am 15. jedes Monats
Am ersten und/oder letzten Tag: z. B. am 1. jedes Quartals
An einem bestimmten Wochentag: z. B. am 2. Dienstag jedes Monats (oder am letzten Freitag)
Beispiel: Alle 3 Monate am letzten Freitag
Jährlich
Erstellt eine neue Aufgabe alle X Jahre in bestimmten Monaten an einem festgelegten Tag.
Beispiel: Jedes Jahr am 1. Januar und 1. Juli
Fälligkeitsfrist
Mit der Fälligkeitsfrist legst du fest, wie viele Tage nach der Erstellung die generierte Aufgabe fällig ist. Setzt du die Frist auf 0, ist die Aufgabe am Tag der Erstellung fällig.
Beispiel: Frist = 3 → Aufgabe wird am Montag erstellt und ist am Donnerstag fällig.
Was wird bei der Erstellung übernommen?
Jede automatisch erstellte Aufgabe ist eine vollständige Kopie der Vorlage:
Titel und Beschreibung
Zugewiesene Person
Checklisten / Unteraufgaben
Dateien und Videos
Notizen
Benutzerdefinierte Felder
Formulare
Die generierte Aufgabe startet immer mit dem Status Offen.
Wiederholung beenden
Du hast zwei Möglichkeiten, eine Wiederholung zu stoppen:
Enddatum setzen: Die Wiederholung stoppt automatisch nach dem angegebenen Datum.
Wiederholung löschen: Entferne die Konfiguration in den Aufgabeneinstellungen. Bereits erstellte Aufgaben bleiben bestehen.
Wiederkehrende Aufgaben in Templates
Du kannst wiederkehrende Aufgaben auch in Projekt-Templates hinterlegen. Wenn du aus dem Template ein neues Projekt erstellst, werden die Wiederholungsregeln automatisch mit übernommen. Start- und Enddatum werden dabei nicht übernommen, da diese projektspezifisch sind.
Generierte Aufgaben erkennen
Aufgaben, die automatisch erstellt wurden, zeigen einen Hinweis mit Verweis auf die Quellaufgabe. Änderungen an der Wiederholung nimmst du immer an der Quellaufgabe vor — nicht an der generierten Kopie.
Alle Wiederholungen im Überblick
Über den Menüpunkt Wiederkehrende Aufgaben in der Sidebar (Bereich „Work") öffnest du eine zentrale Übersichtsseite. Dort siehst du alle aktiven und abgelaufenen Wiederholungen deines Teams auf einen Blick — unabhängig vom Projekt.
Die Tabelle zeigt dir pro Eintrag:
Aufgabe: Name der Quellaufgabe
Projekt: Zugehöriges Projekt
Frequenz: Rhythmus in lesbarer Form (z. B. „Jeden Montag", „Alle 2 Monate")
Nächste Generierung: Wann die nächste Aufgabe erstellt wird
Letzte Generierung: Wann zuletzt eine Aufgabe erstellt wurde
Enddatum: Ob und wann die Wiederholung endet
Zuständig: Wem die generierten Aufgaben zugewiesen werden
Filtern und suchen
Nutze die Filter, um gezielt Wiederholungen zu finden:
Suchfeld: Suche nach dem Aufgabennamen
Projektfilter: Zeige nur Wiederholungen eines bestimmten Projekts
Typ-Filter: Filtere nach Rhythmus — täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich
Status-Filter: Zeige nur aktive, abgelaufene oder unbegrenzte Wiederholungen
Wiederholung direkt bearbeiten
Klicke auf einen Eintrag, um die Wiederholungseinstellungen direkt in einem Dialogfenster zu bearbeiten — ohne zur Aufgabe navigieren zu müssen. Im Dialog kannst du:
Alle Einstellungen (Rhythmus, Intervall, Wochentage, Start-/Enddatum, Fälligkeitsfrist) anpassen
Eine Vorschau der nächsten Termine sehen — die nächsten 8 geplanten Generierungstermine werden live berechnet und angezeigt
Über den Link „Aufgabe öffnen" direkt zur Quellaufgabe im Projekt wechseln
Die Wiederholung löschen
Häufige Fragen
Kann ich die Wiederholung pausieren?
Eine Pausieren-Funktion gibt es nicht. Du kannst aber ein Enddatum setzen und es später wieder entfernen, um die Wiederholung fortzusetzen.
Was passiert, wenn ich die Quellaufgabe lösche?
Die Wiederholung wird automatisch mit gelöscht. Bereits generierte Aufgaben bleiben davon unberührt.
Kann ich ein Limit für die Anzahl setzen (z. B. max. 10 Wiederholungen)?
Ein Zahlenlimit gibt es nicht. Nutze stattdessen ein Enddatum, um die Wiederholung zeitlich zu begrenzen.
Werden Benachrichtigungen für generierte Aufgaben verschickt?
Ja, wenn die Aufgabe einer Person zugewiesen ist, erhält diese eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe.
Tipps & Hinweise
Nutze die Fälligkeitsfrist, damit generierte Aufgaben nicht sofort überfällig erscheinen.
Erstelle wiederkehrende Aufgaben in Templates, damit sie in jedem neuen Projekt automatisch aktiv sind.
Für tägliche Routinen (z. B. Stand-ups) reicht Rhythmus: Täglich, Intervall: 1.
Für quartalsweise Aufgaben: Monatlich, alle 3 Monate, am 1. Tag.