Digitale Lieferung — Dateien freigeben und Feedback einholen

Geschrieben von Miro Flemke

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 1 Monat

Was ist die Digitale Lieferung?

Die Digitale Lieferung (Revisionen) ist ein strukturierter Freigabe-Workflow zwischen deinem Team und deinen Kunden. Du lädst Arbeitsergebnisse hoch — Designs, Dokumente, Videos — und dein Kunde kann sie direkt im Browser prüfen, kommentieren und freigeben oder Änderungen anfordern.

So erstellst du eine Lieferung

  1. Öffne ein Projekt und wechsle zum Bereich Digitale Lieferung.

  2. Klicke auf Neue Lieferung.

  3. Gib einen Namen, eine Beschreibung und eine Deadline ein (Standard: 14 Tage).

  4. Lade die gewünschten Dateien hoch.

  5. Die Lieferung startet im Status Privat — dein Kunde sieht sie noch nicht.

  6. Wenn alles bereit ist, klicke auf Veröffentlichen, um die Lieferung für den Kunden freizuschalten.

Der Freigabe-Workflow

Jede Lieferung durchläuft einen klaren Ablauf:

  • Privat: Entwurfsstatus. Nur dein Team sieht die Lieferung. Du kannst Dateien hinzufügen, bearbeiten und löschen.

  • Offen: Veröffentlicht für den Kunden. Der Kunde kann Dateien ansehen, Feedback geben und die Lieferung annehmen oder ablehnen.

  • Angenommen: Der Kunde hat die Lieferung freigegeben.

  • Abgelehnt: Der Kunde hat Änderungen angefordert.

Nach einer Ablehnung kannst du die Lieferung zurück auf Privat setzen, Dateien aktualisieren und erneut veröffentlichen.

Automatische Freigabe

Reagiert ein Kunde nicht bis zur Deadline, wird die Lieferung standardmäßig automatisch als angenommen markiert. So bleiben Projekte nicht unnötig blockiert.

Du kannst die automatische Freigabe aber auch abschalten, wenn überfällige Lieferungen offen bleiben sollen — entweder team-weit in den Portal-Einstellungen (Bereich „Einstellungen") oder gezielt pro Lieferung über die Auswahl „Automatische Freigabe nach Ablauf der Frist" (Standard / Aktiviert / Deaktiviert). Die Einstellung pro Lieferung überschreibt die Team-Vorgabe.

Status manuell setzen

Manchmal gibt dir ein Kunde sein Feedback außerhalb von Proyex — per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch. Damit der Freigabe-Status trotzdem stimmt, kannst du ihn als Teammitglied selbst setzen.

  1. Öffne die Lieferung und klicke auf Status manuell setzen.

  2. Wähle Angenommen oder Abgelehnt.

  3. Optional: Hinterlege eine kurze Notiz — zum Beispiel „Feedback per E-Mail von Frau Müller“.

Die Notiz erscheint anschließend im Antwortverlauf der Lieferung, klar als Manuell und mit deinem Namen gekennzeichnet — so bleibt nachvollziehbar, dass die Rückmeldung von dir stammt und nicht direkt vom Kunden im Portal kam. Den Status kannst du aus jedem Zustand setzen und damit auch eine bereits angenommene oder abgelehnte Lieferung korrigieren. Wie bei der regulären Freigabe werden dein Team und der Kunde über die Änderung benachrichtigt.

Was Kunden sehen und tun können

Kunden sehen veröffentlichte Lieferungen in ihrem Kundenportal. Dort können sie:

  • Dateien ansehen — PDFs, Bilder und Videos direkt im Browser öffnen

  • Annotationen setzen — Kommentare auf PDFs und Bildern markieren, bei Videos bestimmte Zeitpunkte kommentieren

  • Feedback schreiben — Eine schriftliche Rückmeldung mit mindestens 10 Zeichen

  • Annehmen oder Ablehnen — Formale Freigabe oder Änderungsanfrage

Unterstützte Dateiformate

  • Bilder: JPG, PNG, GIF, WebP

  • Dokumente: PDF, DOC, DOCX, XLSX

  • Videos: MP4, MOV, AVI, WebM

  • Audio: MP3

  • Sonstige: ZIP, PSD, AI

Die maximale Dateigröße beträgt 5 GB pro Datei.

Aufgabe in eine Lieferung umwandeln

Du kannst eine bestehende Aufgabe direkt in eine Lieferung umwandeln. Dabei werden Name, Beschreibung, Deadline und alle angehängten Dateien automatisch übernommen. Die ursprüngliche Aufgabe bleibt erhalten.

Änderungsverlauf

Jede Lieferung protokolliert alle Änderungen: Wer hat wann den Status geändert, Dateien hochgeladen oder Feedback gegeben. Den Verlauf findest du direkt auf der Detailseite der Lieferung.

Benachrichtigungen

Kunden werden per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Lieferung für sie veröffentlicht wird. Dein Team erhält eine Benachrichtigung, wenn eine Lieferung angenommen oder abgelehnt wird — egal ob der Kunde im Portal reagiert oder du den Status manuell setzt.

Häufige Fragen

Kann ich eine abgelehnte Lieferung überarbeiten?

Ja. Setze die Lieferung zurück auf Privat, aktualisiere die Dateien und veröffentliche sie erneut.

Was passiert, wenn der Kunde die Deadline verpasst?

Standardmäßig wird die Lieferung automatisch als angenommen markiert und der Kunde darüber informiert. Wenn du die automatische Freigabe (team-weit oder für diese Lieferung) deaktiviert hast, bleibt die Lieferung stattdessen offen.

Mein Kunde hat per E-Mail zugesagt — wie halte ich das fest?

Nutze Status manuell setzen auf der Lieferung, wähle „Angenommen“ und hinterlege als Notiz, woher das Feedback kam. So bleibt die Freigabe lückenlos dokumentiert und für dein Team nachvollziehbar.

Können Kunden Annotationen auf allen Dateitypen setzen?

Annotationen funktionieren auf PDFs, Bildern und Videos. Bei anderen Dateitypen (z.B. ZIP, PSD) kann der Kunde nur schriftliches Feedback geben.

Kann ich die Standard-Deadline ändern?

Ja, in den Team-Einstellungen kannst du die Standard-Frist für neue Lieferungen anpassen (Standard: 14 Tage).

Tipps und Hinweise

  • Nutze Annotationen statt langer E-Mail-Beschreibungen — Kunden können direkt auf der Datei zeigen, was geändert werden soll.

  • Setze eine realistische Deadline, damit die automatische Freigabe nicht zu früh greift.

  • Wandle Aufgaben mit fertigen Dateien direkt in eine Lieferung um, statt die Dateien erneut hochzuladen.

  • Die Digitale Lieferung findest du in der Sidebar unter Work.

  • In der Übersicht Digitale Lieferung (Sidebar) stellst du unten rechts über das Anzeige-Menü ein, wie viele Lieferungen pro Seite erscheinen (10 / 20 / 50 oder „Automatisch laden“, Standard 20). Die Einstellung gilt einheitlich auch für die Projektübersicht und die Wiederkehrenden Aufgaben.