Die wichtigsten Begriffe in Proyex erklärt
Geschrieben von Janina
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 1 Monat
Wenn du neu mit Proyex arbeitest, wirst du schnell auf bestimmte Begriffe stoßen.
Diese bilden die Grundlage dafür, wie Projekte im Tool organisiert sind.
Projekt
Ein Projekt ist der zentrale Arbeitsbereich in Proyex.
Hier werden alle Inhalte organisiert, die zu einem bestimmten Vorhaben gehören, zum Beispiel:
Aufgaben
Meilensteine
Dateien
Revisionen
Gäste (Kundenzugänge)
Aufgaben können innerhalb eines Projekts in verschiedenen Ansichten dargestellt werden, z. B.:
Listenansicht
Kanban-Board
Tabellenansicht
Ein Projekt kann sowohl intern genutzt werden als auch für die Zusammenarbeit mit Kunden.
Erst wenn ein Kunde eingeladen wird, wird ein Projekt zu einem Kundenprojekt.
Meilenstein
Ein Meilenstein bildet eine größere Projektphase ab.
Er dient dazu, mehrere zusammengehörige Aufgaben zu bündeln und den Fortschritt eines Projekts besser zu strukturieren.
Eigenschaften von Meilensteinen:
enthalten mehrere Aufgaben
besitzen immer ein Fälligkeitsdatum
können parallel laufen
Meilensteine helfen dir dabei, komplexe Projekte in übersichtliche Abschnitte zu unterteilen.
Aufgabe
Eine Aufgabe ist ein konkreter Arbeitsschritt innerhalb eines Projekts.
Jede Aufgabe gehört immer zu einem Meilenstein und kann verschiedene Informationen enthalten, zum Beispiel:
Beschreibung
Verantwortliche Person
Dateien
Fälligkeitsdatum
Status
Der Status zeigt den aktuellen Fortschritt der Aufgabe.
Mögliche Status sind:
Offen
In Bearbeitung
Erledigt
Blockiert
Wartet
Aufgaben sind das zentrale Element für die tägliche Arbeit im Projekt.
Revision
Eine Revision ist eine Lieferung an den Kunden zur Prüfung und Freigabe.
Sie wird genutzt, wenn Arbeitsergebnisse präsentiert oder Feedback eingeholt werden sollen.
Revisionen enthalten:
eine Beschreibung der Lieferung
eine oder mehrere Dateien
eine Deadline für das Feedback
Der Kunde kann eine Revision kommentieren, freigeben oder ablehnen.
Alle Änderungen werden im Änderungsprotokoll dokumentiert.
Dateien
Im Bereich Dateien werden projektbezogene Dokumente und Ergebnisse gespeichert.
Typische Inhalte sind zum Beispiel:
Zwischenergebnisse eines Projekts
finale Projektdateien
Materialien oder Briefings vom Kunden
vorhandene Assets wie Logos oder PDFs
Dateien können auch in Ordnerstrukturen organisiert werden, damit größere Projekte übersichtlich bleiben.
Gäste (Kunden)
Gäste sind externe Personen, die Zugriff auf ein Projekt erhalten. Das sind in der Regel Kunden.
Sie können:
Aufgabenstatus ändern
Dateien hochladen
Revisionen kommentieren
Freigaben erteilen oder ablehnen
Gäste müssen sich nicht selbst registrieren.
Sie erhalten eine Einladung per E-Mail und können über diesen Link auf das Projekt zugreifen.
Dashboard
Das Dashboard ist die zentrale Übersicht über deine Arbeit in Proyex.
Standardmäßig zeigt es:
deine Aufgaben (überfällig, in Arbeit, anstehend, abgeschlossen)
kürzliche Projekte
Teamaktivitäten
eine Meilenstein-Zeitachse
Das Dashboard kann individuell angepasst werden, sodass du genau die Informationen siehst, die für deinen Workflow relevant sind.
Status
Der Status zeigt den aktuellen Fortschritt einer Aufgabe. Er hilft dir und deinem Team dabei, den Überblick über den Projektstand zu behalten.
Mögliche Status sind:
Offen
In Bearbeitung
Erledigt
Blockiert
Wartet
Durch Statusänderungen wird automatisch sichtbar, wie sich ein Projekt entwickelt.
Templates
Templates sind Projektvorlagen.
Sie helfen dir dabei, wiederkehrende Projekte schneller zu starten, ohne jedes Mal alle Aufgaben und Strukturen neu erstellen zu müssen.
Typische Beispiele sind:
Webdesign-Projekte
Branding-Projekte
Social-Media-Projekte
Mit Templates kannst du standardisierte Projektabläufe speichern und jederzeit wiederverwenden.
Tags
Tags sind Markierungen, mit denen du Projekte kategorisieren kannst.
Sie helfen dir dabei, Projekte nach bestimmten Kriterien zu organisieren, zum Beispiel:
Projektart
Kunde
Dienstleistung
Priorität
So lassen sich Projekte leichter filtern und schneller finden.
Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassung kannst du Arbeitszeiten direkt im Projekt dokumentieren.
Das hilft dir dabei:
den tatsächlichen Aufwand eines Projekts zu verstehen
Arbeitszeiten transparent zu erfassen
Projekte besser zu kalkulieren
Die erfassten Zeiten können bestimmten Projekten oder Aufgaben zugeordnet werden. Außerdem können die Zeiten als PDF exportiert werden.
Projektübersicht
Die Projektübersicht zeigt dir alle Projekte in deinem Workspace.
Hier kannst du:
Projekte durchsuchen
Projekte filtern
schnell zwischen Projekten wechseln
Das ist besonders hilfreich, wenn du gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitest.