CRM — Deals, Kontakte und Unternehmen verwalten

Was ist das CRM in Proyex?

Das CRM (Customer Relationship Management) in Proyex ist dein Vertriebswerkzeug: Verwalte Verkaufschancen, Kontakte und Unternehmen an einem Ort. Mit der Pipeline-Ansicht behältst du den Überblick über jeden Deal — vom ersten Kontakt bis zum Abschluss. Gewonnene Deals kannst du direkt in Projekte umwandeln.

Die Pipeline

Deine Pipeline bildet deinen Vertriebsprozess ab. Jede Pipeline besteht aus Stufen, die ein Deal nacheinander durchläuft:

1. Lead (10% Wahrscheinlichkeit) — Erster Kontakt

2. Qualifiziert (25%) — Interesse bestätigt

3. Angebot (50%) — Angebot verschickt

4. Verhandlung (75%) — In Abstimmung

5. Gewonnen (100%) — Erfolgreich abgeschlossen

6. Verloren (0%) — Nicht zustande gekommen

Die Stufen, ihre Reihenfolge, Farben und Wahrscheinlichkeiten kannst du frei anpassen. Du kannst auch mehrere Pipelines für unterschiedliche Vertriebsprozesse anlegen.

Kanban-Ansicht

In der Pipeline-Ansicht siehst du alle Deals als Karten, sortiert nach Stufe. Per Drag-and-Drop verschiebst du Deals zwischen den Stufen. Oben siehst du pro Stufe die Anzahl der Deals und den Gesamtwert.

Deals verwalten

Deal erstellen

1. Klicke auf Deal erstellen.

2. Gib einen Namen und den Wert (in EUR oder USD) ein.

3. Wähle die Pipeline und die aktuelle Stufe.

4. Optional: Ordne ein Unternehmen, einen Kontakt und einen Verantwortlichen zu.

5. Füge ein voraussichtliches Abschlussdatum und Notizen hinzu.

Deal gewinnen oder verlieren

• Gewonnen: Markiere einen Deal als gewonnen — er wird automatisch in die "Gewonnen"-Stufe verschoben und das Abschlussdatum gesetzt.

• Verloren: Markiere einen Deal als verloren und gib optional einen Grund an. Verlorene Gründe werden im Dashboard als Auswertung angezeigt.

• Wiedereröffnen: Ein abgeschlossener Deal kann jederzeit wieder in eine aktive Stufe verschoben werden.

Deal in Projekt umwandeln

Wenn ein Deal gewonnen ist, kannst du ihn mit einem Klick in ein neues Projekt umwandeln. Das Unternehmen wird dabei automatisch verknüpft — so geht der Übergang vom Vertrieb zur Projektarbeit nahtlos.

Unternehmen

Unter Unternehmen verwaltest du deine Kunden und Interessenten:

• Stammdaten: Name, Branche, Website, Adresse, Telefon, E-Mail

• Verknüpfte Kontakte: Welche Personen gehören zum Unternehmen? Lege Rollen fest (z. B. "Geschäftsführer") und markiere einen Hauptansprechpartner.

• Deals: Alle offenen und abgeschlossenen Deals des Unternehmens auf einen Blick.

• Projekte: Verknüpfte Projekte werden automatisch angezeigt.

Unternehmen importieren

Du kannst Unternehmen per CSV-Import in großen Mengen anlegen (bis zu 5.000 Einträge pro Datei).

Kontakte

Kontakte sind die Ansprechpartner bei deinen Unternehmen:

• Daten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Position

• Verknüpfungen: Ein Kontakt kann mit mehreren Unternehmen und Deals verbunden sein.

• Detailansicht: Zeigt alle verknüpften Unternehmen, Deals und die letzten Aktivitäten.

Auch Kontakte können per CSV importiert werden.

Aktivitäten

Protokolliere alle Vertriebsaktivitäten direkt am Deal, Unternehmen oder Kontakt:

• Anruf — Telefonat dokumentieren

• E-Mail — E-Mail-Kommunikation festhalten

• Meeting — Besprechung protokollieren

• Follow-up — Nächsten Schritt planen

• Notiz — Interne Anmerkung

Aktivitäten können als erledigt markiert und angepinnt werden, damit wichtige Einträge oben bleiben. In der Deal-Detailansicht siehst du alle Aktivitäten als Timeline zusammen mit der Änderungshistorie.

CRM-Dashboard

Das CRM-Dashboard zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:

• Pipeline-Wert: Gesamtwert aller offenen Deals

• Offene Deals: Anzahl aktiver Verkaufschancen

• Gewonnene Deals: Abschlüsse und deren Wert

• Konversionsrate: Wie viel Prozent deiner Deals werden gewonnen?

• Durchschnittlicher Deal-Wert: Mittlerer Wert offener Deals

Dashboard-Widgets

• Gewonnene Deals im Zeitverlauf: Monatliche Entwicklung

• Deal-Konversion: Verteilung der Deals über die Pipeline-Stufen

• Deal-Performance: Offene, gewonnene und verlorene Deals pro Monat

• Verlorene Gründe: Kreisdiagramm mit den häufigsten Gründen

• Aktivitäten-Übersicht: Erledigte vs. offene Aktivitäten nach Typ

• Deal-Dauer: Durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss

Alle Widgets lassen sich per Datumsfilter eingrenzen und aktualisieren sich in Echtzeit.

Berechtigungen

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Pipelines nutzen?

Ja, du kannst beliebig viele Pipelines für unterschiedliche Vertriebsprozesse erstellen (z. B. eine für Neukunden, eine für Bestandskunden).

Was passiert, wenn ich eine Pipeline lösche?

Pipelines mit bestehenden Deals können nicht gelöscht werden. Verschiebe zuerst alle Deals in eine andere Pipeline.

Kann ich Deals mit Projekten verknüpfen?

Ja, über die Funktion "In Projekt umwandeln" wird automatisch ein neues Projekt erstellt und mit dem Deal verknüpft.

Wie importiere ich bestehende Daten?

Unter Unternehmen oder Kontakte findest du die Import-Funktion. Lade eine CSV-Datei hoch (max. 5 MB, bis zu 5.000 Zeilen).

Tipps & Hinweise

• Nutze Aktivitäten konsequent, um den Vertriebsverlauf lückenlos zu dokumentieren.

• Passe die Wahrscheinlichkeiten der Pipeline-Stufen an deinen tatsächlichen Vertriebsprozess an — so wird die Pipeline-Wert-Berechnung aussagekräftiger.

• Trage bei verlorenen Deals immer einen Grund ein — das Dashboard zeigt dir dann die häufigsten Verlustgründe.

• Wandle gewonnene Deals direkt in Projekte um, damit kein Informationsverlust entsteht.