Zeitvorgabe & Verrechnungssätze — Projektbudget und Ist-Kosten im Blick

Was sind Zeitvorgabe & Verrechnungssätze?

Mit der Zeitvorgabe legst du für jedes Projekt ein Stundenbudget fest und siehst direkt auf der Projektseite, wie viel davon bereits verbraucht ist. Mit Verrechnungssätzen bewertet Proyex die erfasste Zeit zusätzlich in Euro: Aus Stunden und Sätzen entstehen die Ist-Kosten des Projekts. So erkennst du früh, ob ein Projekt noch im profitablen Rahmen läuft — bevor das Budget gerissen ist.

In der neuen Projektansicht geht Proyex noch einen Schritt weiter: Trägst du dort den Kundenwert ein — also das, was du dem Kunden berechnest —, berechnet Proyex daraus deine Marge und eine Prognose auf das Projektende.

So funktioniert es

1. Verrechnungssätze hinterlegen: Öffne die Team-Einstellungen und scrolle zum Bereich „Verrechnungssätze" (nur für Team-Inhaber sichtbar). Lege zuerst einen Team-Standardsatz mit einem „Gültig ab"-Datum an. Optional kannst du für einzelne Mitglieder eigene Sätze hinterlegen — sie haben Vorrang vor dem Standardsatz.
2. Zeitvorgabe festlegen: Öffne die Einstellungen eines Projekts und trage im Feld „Zeitvorgabe (Stunden)" das Stundenbudget ein — zum Beispiel 40. Zum Entfernen leerst du das Feld einfach wieder.
3. Fortschritt verfolgen: Auf der Projektseite siehst du im Zeit-Bereich jetzt „X von Y h" mit Prozentwert und Fortschrittsbalken. Überschreitet die erfasste Zeit die Vorgabe, wird der Balken rot. Auch in der neuen Beta-App zeigt die Projekt-Detailseite die Zeitvorgabe an.
4. Ist-Kosten prüfen: Direkt unter der Zeitvorgabe erscheinen die Ist-Kosten in Euro — sichtbar nur für Nutzer mit Controlling-Berechtigung.
5. Kundenwert eintragen: Öffne das Projekt in der neuen Ansicht. Direkt unter dem Projektnamen steht „Kundenwert" — klicke darauf, trage den vereinbarten Betrag ein und bestätige mit Enter. Ab jetzt siehst du im Bereich „Budget & Rentabilität" deine Marge und die Prognose.
6. Kundenwert für mehrere Projekte auf einmal setzen: In der Projektliste der neuen Ansicht findest du oben in der Werkzeugleiste das Menü „Massenaktionen". Über „Kundenwert nach Tags setzen" öffnest du einen Dialog, der alle deine Projekt-Tags mit der jeweiligen Projektanzahl auflistet. Trage je Tag einen Kundenwert ein — alle Projekte mit diesem Tag übernehmen den Wert. Mit dem Schalter „Vorhandene überschreiben" entscheidest du, ob nur Projekte ohne Kundenwert gefüllt werden (Voreinstellung) oder auch bereits gesetzte Werte ersetzt werden.

So werden die Ist-Kosten berechnet

Für jede erfasste Stunde zählt der Satz, der am Tag des Zeiteintrags gültig war: zuerst der persönliche Satz des Mitglieds, sonst der Team-Standardsatz. Satzänderungen legst du als neuen Eintrag mit „Gültig ab"-Datum an — sie wirken nur auf Zeiten ab diesem Stichtag, deine Kostenhistorie bleibt korrekt. Laufende Timer fließen erst nach dem Stoppen in Verbrauch und Kosten ein. Stunden, für die kein Satz hinterlegt ist, bleiben unbewertet und tauchen in den Ist-Kosten nicht auf.

Kundenwert, Marge und Prognose

Der Kundenwert ist der Betrag, den du dem Kunden für das Projekt berechnest. Proyex stellt ihm die Ist-Kosten gegenüber und zeigt dir daraus zwei Kennzahlen:

• Marge (Ist): Was von deinem Kundenwert nach den bisherigen Kosten übrig ist — als Betrag und in Prozent.
• Prognose: Was am Projektende voraussichtlich übrig bleibt. Proyex nimmt dafür deinen bisherigen Durchschnittssatz und rechnet ihn auf die Zeitvorgabe hoch. Hast du die Zeitvorgabe bereits überschritten, rechnet die Prognose mit dem tatsächlichen Aufwand — sie fällt also nie besser aus als die Wirklichkeit.

Beide Werte färben sich nach deiner Ziel-Marge: grün, wenn du sie erreichst, gelb, wenn du darunter liegst, und rot, sobald die Kosten den Kundenwert übersteigen. Die Ziel-Marge legst du in den Team-Einstellungen als Standard fest (Voreinstellung 20 %) und kannst sie bei einzelnen Projekten überschreiben, indem du direkt auf den Ziel-Wert klickst.

Möchtest du nachvollziehen, wie eine Zahl zustande kommt, klicke auf das Fragezeichen daneben: Proyex zeigt dir den komplette Rechenweg mit deinen echten Projektzahlen.

Termintreue (SPI)

Die Termintreue vergleicht, wie viele Aufgaben bereits erledigt sind, mit dem Anteil der Projektlaufzeit, der schon vergangen ist. Als Laufzeit gilt die Zeit vom Projektstart bis zur spätesten Aufgaben-Fälligkeit — dieser Zeitraum steht auch oben neben dem Projektnamen. Ein Wert über 1 bedeutet, dass du dem Plan voraus bist, ein Wert darunter, dass du hinterherhängst. Fehlen Startdatum, Aufgaben oder Fälligkeiten, lässt sich die Termintreue nicht berechnen — Proyex sagt dir dann, was fehlt.

Währung einstellen

In den Team-Einstellungen legst du unter „Währung & Ziel-Marge" fest, in welcher Währung Kosten und Kundenwerte angezeigt werden (Euro, US-Dollar, Schweizer Franken oder Britische Pfund). Das ist eine reine Anzeige-Einstellung: Proyex rechnet keine Beträge um, sondern stellt sie in der gewählten Währung dar. Diese Einstellung kann nur der Team-Inhaber ändern.

Berechtigungen

Verrechnungssätze kann nur der Team-Inhaber sehen und verwalten. Die Zeitvorgabe darf jedes Team-Mitglied mit Zugriff auf die Projekt-Einstellungen setzen; der Fortschritt „X von Y h" ist für das ganze Team sichtbar. Die Ist-Kosten sehen nur Nutzer mit der Controlling-Berechtigung. Dasselbe gilt für Kundenwert, Marge und Prognose: Sie sind nur mit Controlling-Berechtigung sichtbar und auch nur dann änderbar. Die Termintreue enthält keine Beträge und ist deshalb für alle Projektbeteiligten sichtbar. Deine Kunden im Gästeportal sehen weder Zeitvorgabe noch Sätze noch Kosten oder Kundenwerte.

Häufige Fragen

Kann ich einen Satz rückwirkend korrigieren?

Ja. Lege einfach einen Satz mit einem „Gültig ab"-Datum in der Vergangenheit an — er gilt dann ab diesem Tag. Ein Eintrag mit demselben Stichtag überschreibt den bestehenden Wert.

Warum sehe ich keine Ist-Kosten?

Entweder fehlt dir die Controlling-Berechtigung, oder es sind noch keine Verrechnungssätze hinterlegt, die auf die erfassten Zeiten zutreffen.

Zählt ein gerade laufender Timer mit?

Nein — erfasste Zeit fließt erst nach dem Stoppen des Timers in Verbrauch und Kosten ein.

Warum sehe ich keine Prognose?

Die Hochrechnung braucht drei Angaben: einen Kundenwert, eine Zeitvorgabe und mindestens eine bereits bewertete Stunde. Fehlt eine davon, blendet Proyex die Zeile aus, statt eine Zahl zu raten.

Kann ich den Kundenwert für viele Projekte gleichzeitig setzen?

Ja. Öffne in der Projektliste das Menü „Massenaktionen" und wähle „Kundenwert nach Tags setzen". Im Dialog vergibst du je Projekt-Tag einen Wert, den alle Projekte mit diesem Tag übernehmen. Standardmäßig werden nur Projekte ohne Kundenwert gefüllt; über den Schalter „Vorhandene überschreiben" ersetzt du auf Wunsch auch schon gesetzte Werte. Die Massenaktion ist — wie der einzelne Kundenwert — nur mit Controlling-Berechtigung verfügbar.

Wie rechne ich Gemeinkosten wie Werbebudget oder Miete ein?

Am einfachsten über die Verrechnungssätze: Verwende einen Vollkostensatz, der neben den reinen Personalkosten auch deinen Gemeinkosten-Anteil enthält. Teile dazu deine monatlichen Fixkosten durch die Stunden, die du im Monat tatsächlich verrechnest, und schlage das Ergebnis auf den Personalkostensatz auf. Ändern sich deine Fixkosten dauerhaft, legst du einen neuen Satz mit Stichtag an — die Vergangenheit bleibt dabei korrekt bewertet.

Stimmt die Marge, wenn Stunden ohne Satz dabei sind?

Nicht vollständig — unbewertete Stunden fehlen in den Kosten. Proyex weist dich deshalb unter der Marge darauf hin, wie viele Stunden noch keinen Verrechnungssatz haben.

Was passiert mit Zeiten von ehemaligen Mitgliedern?

Sie bleiben erhalten und werden mit dem Team-Standardsatz bewertet, der am jeweiligen Tag gültig war.

Tipps & Hinweise

Lege zuerst den Team-Standardsatz an — er ist das Sicherheitsnetz für alle Stunden ohne persönlichen Satz. Nutze bei Preisänderungen immer einen neuen Eintrag mit Stichtag, statt bestehende Sätze zu löschen: So bleiben die Kosten abgeschlossener Zeiträume korrekt. Trage den Kundenwert am besten gleich zu Projektbeginn ein — dann stimmt die Prognose von Anfang an und du erkennst eine Schieflage, solange du noch gegensteuern kannst. Verwandte Artikel: „Zeiterfassung — Arbeitszeiten erfassen und auswerten" und „Projekt-Einstellungen verstehen".