Google-Integration — E-Mails und Kalender synchronisieren

Was ist die Google-Integration?

Mit der Google-Integration verbindest du dein Google-Konto mit Proyex und synchronisierst E-Mails und Kalendertermine direkt ins CRM. So hast du die gesamte Kommunikation und alle Termine an einem Ort — ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.

Du nutzt Outlook statt Gmail? Dann schau dir die Microsoft-365-Integration an (Artikel „Microsoft-365-Integration — Outlook-E-Mails und Kalender synchronisieren"). Pro Person ist im selben Team eine E-Mail-Verbindung aktiv — entweder Google oder Microsoft; Teamkolleginnen und -kollegen entscheiden unabhängig.

Google-Konto verbinden

1. Öffne im CRM-Bereich die Integrations-Einstellungen.
2. Klicke auf Google verbinden.
3. Du wirst zur Google-Anmeldeseite weitergeleitet. Melde dich mit dem gewünschten Google-Konto an.
4. Bestätige die angeforderten Berechtigungen (Zugriff auf E-Mails und Kalender).
5. Du wirst zurück zu Proyex geleitet — die Verbindung ist hergestellt.

Nach der Verbindung startet automatisch die erste Synchronisierung. Dabei werden E-Mails aus den letzten 12 Monaten importiert. Bei großen Postfächern kann das einige Minuten dauern — du kannst in der Zwischenzeit weiterarbeiten.

Gmail — E-Mails im CRM

E-Mails lesen

Unter E-Mails im CRM findest du alle synchronisierten Nachrichten. Du kannst:

• E-Mails nach Betreff, Absender oder Inhalt durchsuchen
• Threads (Gesprächsverläufe) aufklappen und die gesamte Konversation lesen
• Anhänge direkt herunterladen
• E-Mails als gelesen/ungelesen markieren

E-Mails verfassen und beantworten

Du kannst E-Mails direkt aus dem CRM senden — an Kontakte, Unternehmen oder im Kontext eines Deals:

• Empfänger (An): Wähle aus vorgeschlagenen Kontakten per Autovervollständigung oder gib eine beliebige E-Mail-Adresse ein.
• CC und BCC: Über die Schaltflächen neben dem Empfängerfeld einblendbar.
• Betreff: Betreffzeile eingeben (Pflichtfeld).
• Nachricht: Freitext-Nachricht verfassen.
• Anhänge: Bis zu 5 Dateien anhängen (max. 10 MB pro Datei, max. 25 MB gesamt) — per Schaltfläche oder Drag-and-Drop.

Die Nachricht wird über dein verbundenes Gmail-Konto versendet und erscheint auch in deinem Gmail-Postfach. Auf E-Mails kannst du direkt antworten — die Antwort wird im Thread angezeigt.

Automatische Zuordnung

Proyex ordnet E-Mails anhand der E-Mail-Adresse automatisch dem passenden Kontakt zu. Ist der Kontakt mit einem Deal verknüpft, erscheint die E-Mail zusätzlich in der Deal-Timeline. Lässt sich eine E-Mail nicht automatisch zuordnen, kannst du sie manuell einem Kontakt, Deal oder Unternehmen zuweisen.

E-Mails in der Timeline

Zugeordnete E-Mails erscheinen automatisch in der Aktivitäten-Timeline von Kontakten, Unternehmen und Deals. So siehst du den gesamten Kommunikationsverlauf auf einen Blick.

Google Kalender — Termine synchronisieren

Kalender auswählen

Nach der Verbindung kannst du in den Integrations-Einstellungen festlegen, welche deiner Google-Kalender synchronisiert werden sollen. Dein Hauptkalender ist automatisch vorausgewählt. Du kannst beliebig viele weitere Kalender hinzufügen.

Termine im CRM-Kalender

Deine Google-Kalender-Termine erscheinen im CRM-Kalender. Du kannst zwischen Wochen-, Tages- und Listenansicht wechseln. Die Farben aus deinem Google-Kalender werden übernommen.

Zwei-Wege-Synchronisierung

Änderungen werden in beide Richtungen synchronisiert: Erstellst oder bearbeitest du eine Aktivität in Proyex, erscheint sie automatisch in deinem Google-Kalender — und umgekehrt erscheinen Änderungen aus Google meist innerhalb von Sekunden in Proyex.

Welche Aktivitäten synchronisiert werden

Aus dem CRM nach Google übertragen werden Aktivitäten der Typen Anruf, Meeting und Follow-up — diese erscheinen automatisch als Termin in deinem verknüpften Google-Kalender. E-Mails und Notizen werden bewusst nicht in den Kalender übertragen, da sie keine Termine sind.

Synchronisierungs-Zeitraum

Proyex synchronisiert Termine sechs Monate rückwirkend und sechs Monate im Voraus.

Verbindung verwalten

In den Integrations-Einstellungen siehst du:

• das verbundene Google-Konto (E-Mail-Adresse)
• den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung (Gmail und Kalender getrennt)
• den Fortschritt der ersten Synchronisierung (falls noch nicht abgeschlossen)

Verbindung trennen

Du kannst die Google-Verbindung jederzeit in den Integrations-Einstellungen trennen. Beim Trennen werden die synchronisierten E-Mails aus Proyex entfernt, die Google-Zugriffsrechte widerrufen und die laufenden Synchronisierungs-Kanäle gestoppt. Deine E-Mails und Termine in Google selbst bleiben unberührt.

Berechtigungen

Die Google-Integration steht Teammitgliedern mit der Berechtigung „CRM verwalten" zur Verfügung; den Verbindungsstatus einsehen können Mitglieder mit „CRM ansehen". Jedes Teammitglied verbindet sein eigenes Google-Konto — die Verbindung ist persönlich, andere sehen nur ihre eigenen E-Mails und Termine.

Häufige Fragen

Werden E-Mails in Echtzeit synchronisiert?

Ja — Proyex nutzt Push-Benachrichtigungen von Google, um neue E-Mails sofort zu synchronisieren. Ist die Echtzeit-Verbindung kurzzeitig unterbrochen, übernimmt eine regelmäßige Hintergrund-Synchronisierung.

Wie weit zurück werden E-Mails importiert?

Bei der ersten Synchronisierung werden E-Mails der letzten 12 Monate importiert. Danach werden neue E-Mails laufend synchronisiert.

Kann ich E-Mails aus Proyex löschen?

Nein — E-Mails werden in Proyex nur gelesen und zugeordnet, nicht gelöscht. Zum Löschen verwende Gmail direkt.

Kann ich Termine in Proyex erstellen oder bearbeiten?

Ja. Aktivitäten der Typen Anruf, Meeting und Follow-up, die du in Proyex erstellst oder bearbeitest, erscheinen automatisch in deinem verknüpften Google-Kalender.

Was passiert beim Trennen der Verbindung?

Die synchronisierten E-Mails werden aus Proyex entfernt und die Google-Zugriffsrechte widerrufen. Deine Daten in Google selbst bleiben erhalten.

Wie viele Kalender kann ich synchronisieren?

Du kannst beliebig viele deiner Google-Kalender auswählen und synchronisieren.