Daten importieren — CSV-Import in fünf Schritten

Was ist der Import-Assistent?

Mit dem Import-Assistenten kannst du bestehende Daten aus anderen Systemen (z. B. Pipedrive, HubSpot oder Excel) in dein CRM übernehmen. Der Import unterstützt Unternehmen, Kontakte, Leads, Deals, Aktivitäten und Notizen — einzeln oder alle gleichzeitig aus einer einzigen CSV-Datei.

So funktioniert der Import

Der Import läuft in fünf Schritten:

Schritt 1 — Datentypen wählen

Wähle aus, welche Daten deine CSV-Datei enthält:

• Unternehmen — Firmen, Organisationen und deren Kontaktdaten
• Kontakte — Einzelne Ansprechpartner mit E-Mail, Telefon und Position
• Leads — Interessenten vor der Deal-Phase mit Quelle, Wert und Label
• Deals — Verkaufschancen mit Wert, Phase und Zuständigkeit
• Aktivitäten — Anrufe, E-Mails, Meetings und Aufgaben
• Notizen — Notizen zu Deals, Kontakten und Unternehmen

Bei Deals wählst du zusätzlich die Fallback-Pipeline. Sie wird verwendet, wenn ein Deal keiner Pipeline zugeordnet werden kann.

Schritt 2 — Datei hochladen

Lade deine CSV-Datei hoch. Die Datei darf maximal 10 MB groß sein und bis zu 50.000 Zeilen enthalten. Komma- und Semikolon-getrennte Dateien werden automatisch erkannt.

Schritt 3 — Spalten zuordnen

Ordne die Spalten deiner CSV-Datei den CRM-Feldern zu. Bekannte Spaltennamen (deutsch und englisch, inklusive Pipedrive-Format) werden automatisch erkannt. Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert.

In diesem Schritt stehen dir je nach Datentyp zusätzliche Zuordnungen zur Verfügung:

• Zuständige zuordnen — Wenn deine CSV-Datei eine Spalte mit Besitzernamen enthält, kannst du jeden eindeutigen Wert einem Teammitglied zuordnen. Nicht zugeordnete Besitzer werden nach Namengleichheit automatisch abgeglichen.
• Phasen zuordnen — Bei Deals: Ordne die Phasen-Werte aus deiner CSV-Datei den Stufen deiner Pipeline zu. Neue Phasen können automatisch angelegt werden.
• Pipelines zuordnen — Enthält deine CSV-Datei eine Pipeline-Spalte, kannst du jeden Wert einer bestehenden Pipeline zuordnen oder überspringen.
• Labels — Labels werden automatisch aus deiner CSV-Datei übernommen. Noch nicht vorhandene Labels werden dabei angelegt.

Schritt 4 — Vorschau prüfen

Kontrolliere anhand der ersten Zeilen, ob die Zuordnung korrekt ist, bevor der Import startet.

Schritt 5 — Import starten

Starte den Import. Bei größeren Dateien (mehr als 100 Zeilen) läuft der Vorgang im Hintergrund — du kannst in der Zwischenzeit weiterarbeiten.

Pflichtfelder je Datentyp

Wichtige Hinweise

Importreihenfolge

Bei gleichzeitigem Import mehrerer Datentypen werden die Daten in dieser Reihenfolge verarbeitet: Unternehmen → Kontakte → Leads → Deals → Aktivitäten → Notizen. So können Verknüpfungen automatisch aufgelöst werden — ein Kontakt wird z. B. dem passenden Unternehmen zugeordnet, auch wenn beide im selben Import angelegt werden.

Duplikaterkennung

Bereits vorhandene Einträge werden automatisch übersprungen. Wenn deine CSV-Datei eine Quell-ID enthält (z. B. die ID aus dem alten System), wird diese bevorzugt zum Abgleich verwendet. Andernfalls gelten folgende Regeln:

• Unternehmen: Vergleich nach Firmenname (Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert)
• Kontakte: Vergleich nach E-Mail-Adresse, oder nach Vor- und Nachname falls keine E-Mail vorhanden
• Leads: Vergleich nach Titel
• Deals: Vergleich nach Deal-Name innerhalb der gewählten Pipeline
• Aktivitäten: Vergleich nach Quell-ID (sofern vorhanden)

Automatische Verknüpfung

Enthält deine CSV-Datei z. B. eine Spalte „Firma“ bei Kontakten, wird der Kontakt automatisch dem passenden Unternehmen zugeordnet. Falls das Unternehmen noch nicht existiert (z. B. weil es erst im selben Import angelegt wird), merkt sich Proyex die Verknüpfung und stellt sie nachträglich her.

Das gilt genauso für Leads, Deals und Aktivitäten: Verknüpfungen zu Unternehmen, Kontakten und Deals werden — wo möglich — anhand von Name oder Quell-ID automatisch hergestellt.

Labels importieren

Du kannst für Unternehmen, Kontakte, Leads und Deals Labels importieren. Trage dazu eine Spalte mit dem Label-Namen in deine CSV-Datei ein (z. B. „Label“ oder „Etikett“). Mehrere Labels pro Eintrag werden mit Komma getrennt. Noch nicht vorhandene Labels werden automatisch angelegt.

Zuständige zuordnen

Enthält deine CSV-Datei eine Spalte für den Zuständigen (z. B. „Besitzer“, „Owner“ oder „Zuständig“), kannst du in Schritt 3 jeden eindeutigen Besitzernamen einem Teammitglied zuordnen. Werte, die du nicht manuell zuordnest, werden automatisch per Namensvergleich abgeglichen.

UTM-Tracking-Felder

Kontakte und Deals unterstützen UTM-Felder: utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term und utm_content. Bei Deals kannst du zusätzlich eine Referrer URL importieren. Benenne die Spalten in deiner CSV-Datei entsprechend — sie werden automatisch erkannt.

Pipedrive-Kompatibilität

CSV-Exporte aus Pipedrive werden direkt unterstützt. Die Spaltennamen (deutsch und englisch) werden automatisch erkannt — auch spezielle Felder wie „Vollständige/kombinierte Adresse“ oder „E-Mail-Adresse - Büro“.

Häufige Fragen

Was passiert bei Fehlern während des Imports?

Fehlerhafte Zeilen (z. B. fehlende Pflichtfelder oder ungültige E-Mail-Adressen) werden übersprungen. Nach dem Import siehst du eine Übersicht mit der Anzahl importierter, übersprungener und fehlerhafter Einträge.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Der Import akzeptiert CSV-Dateien (.csv) und Textdateien (.txt) mit Komma oder Semikolon als Trennzeichen. UTF-8-Encoding wird empfohlen.

Kann ich Deals ohne Pipeline importieren?

Nein, beim Import von Deals musst du eine Fallback-Pipeline auswählen. Wenn deine CSV-Datei eine Spalte „Phase“ enthält, werden Deals automatisch der passenden Stufe zugeordnet. Enthält die Datei auch eine Spalte „Pipeline“, können Deals unterschiedlichen Pipelines zugewiesen werden — sonst landen sie in der Fallback-Pipeline.

Kann ich Kontakte ohne Nachnamen importieren?

Ja, nur der Vorname ist ein Pflichtfeld. Der Nachname ist optional.

Berechtigungen

Zum Importieren benötigst du die Berechtigung CRM verwalten.