E-Mail-Einstellungen — Versand und Branding anpassen

Was sind die E-Mail-Einstellungen?

In den E-Mail-Einstellungen konfigurieren Sie, wie Proyex E-Mails an Ihr Team und Ihre Kunden versendet. Sie können einen eigenen Mailserver nutzen, das Erscheinungsbild der E-Mails mit Ihrem Branding versehen und Erinnerungen für offene Aufgaben konfigurieren.

E-Mail-Anbieter konfigurieren

Standardmäßig versendet Proyex E-Mails über den integrierten Dienst. Sie können alternativ einen eigenen Anbieter einrichten:

• SMTP: Verbinden Sie Ihren eigenen Mailserver. Geben Sie Host, Port, Benutzername, Passwort und Verschlüsselung (TLS/SSL) an.
• Resend: Geben Sie Ihren Resend-API-Key ein.
• SendGrid: Geben Sie Ihren SendGrid-API-Key ein.

Nach der Konfiguration können Sie die Verbindung mit einer Test-E-Mail überprüfen.

E-Mail-Footer anpassen

Gestalten Sie den unteren Bereich aller von Proyex versendeten E-Mails:

• Logo: Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch (JPG, PNG, WebP oder SVG, max. 5 MB).
• Beschreibung: Fügen Sie einen kurzen Text hinzu (max. 500 Zeichen).
• Links: Hinterlegen Sie bis zu 5 Links (z. B. Ihre Website, Impressum, Datenschutz).
• Copyright-Hinweis: Ergänzen Sie einen individuellen Copyright-Text.

Aufgaben-Erinnerungen konfigurieren

Proyex kann automatisch Erinnerungen für überfällige oder bald fällige Aufgaben per E-Mail versenden:

• Erinnerungen aktivieren/deaktivieren: Schalten Sie automatische Erinnerungen ein oder aus.
• Intervall: Legen Sie fest, wie oft erinnert wird (1–30 Tage, Standard: alle 3 Tage).
• Uhrzeit: Wählen Sie die Sendezeit für Erinnerungen (Standard: 18:00 Uhr).
• Maximum pro Tag: Begrenzen Sie die Anzahl täglicher Erinnerungen (1–10, Standard: 3).

Berechtigungen

Die E-Mail-Einstellungen stehen Team-Mitgliedern mit der Berechtigung "Öffentlichen Bereich verwalten" zur Verfügung. Der eigene Mailserver, der benutzerdefinierte Footer und die Erinnerungseinstellungen erfordern jeweils einen passenden Plan.

Häufige Fragen

Warum sollte ich einen eigenen Mailserver nutzen?

Mit einem eigenen Mailserver werden E-Mails von Ihrer Domain versendet (z. B. noreply@ihrefirma.de). Das stärkt das Vertrauen bei Empfängern und verbessert die Zustellbarkeit.

Wie teste ich, ob mein Mailserver korrekt funktioniert?

Nutzen Sie die Funktion "Verbindung testen". Proyex sendet eine Test-E-Mail und zeigt Ihnen sofort, ob die Konfiguration funktioniert.

Sehen meine Kunden den angepassten Footer?

Ja. Der Footer erscheint in allen E-Mails, die Proyex versendet — sowohl an Teammitglieder als auch an Gäste/Kunden.

Tipps & Hinweise

• Testen Sie nach jeder Änderung am Mailserver die Verbindung, um sicherzustellen, dass E-Mails korrekt zugestellt werden.
• Halten Sie die Erinnerungsfrequenz moderat, damit Empfänger nicht von zu vielen E-Mails genervt werden.
• Ihr API-Key und SMTP-Passwort werden verschlüsselt gespeichert und sind nach dem Speichern nicht mehr einsehbar.