KI-Assistent — Ihr intelligenter Projekthelfer

Geschrieben von Miro Flemke

Zuletzt aktualisiert Vor 12 Tagen

Was ist der KI-Assistent?

Der KI-Assistent ist Ihr persönlicher Helfer direkt in Proyex. Er versteht Ihre Projekte, Aufgaben und Zeiteinträge und kann Ihnen im Arbeitsalltag aktiv unter die Arme greifen — von der Aufgabenerstellung bis zur Projektanalyse. Sie kommunizieren per Chat in natürlicher Sprache.

So starten Sie

Zugang anfordern: Klicken Sie auf "KI-Zugang anfordern". Ihr Teamadministrator erhält eine Benachrichtigung und kann Ihnen eine Lizenz zuweisen.
Einwilligung geben: Beim ersten Öffnen werden Sie gebeten, der Datenverarbeitung zuzustimmen. Diese Einwilligung können Sie jederzeit in Ihren Profileinstellungen widerrufen.
Loslegen: Öffnen Sie den KI-Assistenten über das Menü. Sie sehen Vorschlagskarten basierend auf Ihrem aktuellen Kontext — klicken Sie darauf oder tippen Sie Ihre Frage ein.

Was kann der KI-Assistent?

Projektmanagement

Aufgaben verwalten: Erstellen, bearbeiten und löschen Sie Aufgaben per Chat. Auch Massenbearbeitungen sind möglich.
Projekte und Meilensteine: Legen Sie neue Projekte an, ändern Sie Meilensteine oder lassen Sie sich den Projektstatus zusammenfassen.
Vorlagen nutzen: Erstellen Sie Projekte direkt aus Ihren Templates.
Unteraufgaben und Kommentare: Fügen Sie Unteraufgaben hinzu oder kommentieren Sie bestehende Aufgaben.
Dateien durchsuchen: Lassen Sie sich Projektdateien auflisten.

Zeiterfassung

Zeiten erfassen: Buchen Sie Arbeitszeiten auf Aufgaben per Sprachbefehl.
Auswertungen: Fragen Sie nach Zusammenfassungen Ihrer erfassten Zeiten.

CRM (optional)

Deals verwalten: Erstellen und bearbeiten Sie Deals, sehen Sie Pipeline-Übersichten.
Kontakte und Unternehmen: Verwalten Sie Ihre CRM-Kontakte und Unternehmen.
Aktivitäten: Protokollieren Sie Anrufe, Meetings und E-Mails.

Die CRM-Funktionen stehen nach separater Freischaltung in den Einstellungen zur Verfügung.

Dateien und PDFs analysieren

Sie können dem KI-Assistenten Dateien anhängen (bis zu 5 pro Nachricht):

Textdateien: TXT, CSV, JSON, Markdown, Code-Dateien und weitere (bis 30 KB)
Bilder: JPG, PNG, GIF, WebP — der Assistent kann Bildinhalte beschreiben und analysieren
PDFs: Der Text wird automatisch extrahiert und dem Assistenten zur Analyse bereitgestellt

KI-Modelle wählen

Je nach Ihrem Tarif stehen Ihnen verschiedene KI-Modelle zur Verfügung. Über das Dropdown-Menü im Chat können Sie zwischen Modellen wechseln — auch mitten im Gespräch:

Schnelle Modelle: Für einfache Fragen und schnelle Antworten
Leistungsstarke Modelle: Für komplexe Analysen und umfangreiche Aufgaben

Gesperrte Modelle werden ausgegraut angezeigt und sind mit einem Upgrade verfügbar.

Kontextbezogene Vorschläge

Der KI-Assistent erkennt, wo Sie sich gerade in Proyex befinden, und bietet passende Vorschläge:

Auf einer Aufgabe? "Erzähl mir mehr über diese Aufgabe"
In einem Projekt? "Wie ist der aktuelle Projektstatus?"
In der Pipeline? "Zeig mir die Pipeline-Übersicht"
Auf dem Dashboard? "Was sind meine offenen Aufgaben?"

Token-Budget und Nutzung

Die Nutzung des KI-Assistenten wird über ein monatliches Token-Budget gesteuert:

Testmodus: Ohne Lizenz erhalten Sie ein begrenztes Kontingent zum Ausprobieren.
Mit Lizenz: Ihr Administrator legt das monatliche Limit fest.
Verbrauch einsehen: Über den Menüpunkt "Nutzungsstatus" sehen Sie, wie viel Budget noch verfügbar ist und wann es sich erneuert.

Wenn Ihr Budget aufgebraucht ist, werden Anfragen bis zum nächsten Abrechnungszeitraum pausiert.

Für Teamadministratoren

Lizenzen verwalten

Unter Teameinstellungen → KI-Lizenzen können Sie:

Lizenzen zuweisen: Wählen Sie Teammitglieder aus dem Dropdown und weisen Sie ihnen eine Lizenz zu.
Lizenzen entziehen: Entfernen Sie die Lizenz — der Zugang wird sofort gesperrt.
Nutzung einsehen: Sehen Sie pro Benutzer, wie viele Nachrichten und Tokens verbraucht wurden.

KI-Add-on abonnieren

Das KI-Add-on wird separat über Stripe abgerechnet — pro Lizenz und Monat. Sie können:

Das Add-on jederzeit abonnieren oder kündigen
Die Anzahl der Lizenzen erhöhen oder reduzieren
Eine Kündigung vor Ablauf rückgängig machen

Werkzeuge aktivieren/deaktivieren

Über die Einstellungen können Sie festlegen, welche Fähigkeiten der Assistent haben soll. So können Sie z. B. die CRM-Werkzeuge deaktivieren, wenn Ihr Team das CRM nicht nutzt.

Datenschutz und Einwilligung

Explizite Einwilligung: Jeder Nutzer muss vor der ersten Nutzung aktiv zustimmen.
Widerruf jederzeit: In den Profileinstellungen können Sie Ihre Einwilligung widerrufen und alle KI-Daten löschen.
Versionierte Einwilligung: Bei Änderungen der Nutzungsbedingungen wird erneut um Zustimmung gebeten.
IP-Protokollierung: Zur Compliance wird die IP-Adresse bei der Einwilligung gespeichert.

Häufige Fragen

Wie bekomme ich Zugang zum KI-Assistenten?

Klicken Sie auf "KI-Zugang anfordern". Ihr Teamadministrator erhält eine E-Mail und kann Ihnen eine Lizenz zuweisen. Alternativ gibt es einen Testmodus mit begrenztem Budget.

Kann der KI-Assistent Aufgaben wirklich erstellen und bearbeiten?

Ja — der Assistent kann Aufgaben, Projekte, Meilensteine und Zeiteinträge nicht nur anzeigen, sondern auch erstellen, bearbeiten und löschen. Alle Aktionen werden in Echtzeit im Chat angezeigt.

Sind meine Gespräche privat?

Ja. Jede Unterhaltung gehört Ihnen persönlich und ist für andere Teammitglieder nicht einsehbar.

Kann ich den Assistenten auch ohne Lizenz nutzen?

Ja, im Testmodus — mit einem begrenzten monatlichen Token-Budget. Die Einwilligung ist trotzdem erforderlich.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Einwilligung widerrufe?

Ihre KI-Unterhaltungen können gelöscht werden. Der Widerruf ist jederzeit in Ihren Profileinstellungen möglich.

Tipps und Hinweise

Formulieren Sie Ihre Anfragen konkret — z. B. "Erstelle eine Aufgabe 'Feedback einarbeiten' im Projekt 'Website Relaunch'" statt "Mach was mit dem Projekt".
Nutzen Sie kontextbezogene Vorschläge, indem Sie den Assistenten direkt von einer Aufgabe oder einem Projekt aus öffnen.
Für komplexe Analysen wählen Sie ein leistungsstarkes Modell — für schnelle Fragen reicht ein schnelles Modell.
Laden Sie PDFs hoch, um den Assistenten Dokumente zusammenfassen oder analysieren zu lassen.