Aktivitäten und Timeline

Was sind Aktivitäten?

Aktivitäten dokumentieren alle Schritte deines Vertriebsprozesses. Du kannst sie direkt an einem Deal, Unternehmen oder Kontakt protokollieren und so den gesamten Verlauf lückenlos nachvollziehen.

Aktivitätstypen

Es gibt fünf Typen von Aktivitäten:

Aktivität erstellen

1. Öffne einen Deal, ein Unternehmen oder einen Kontakt.

2. Klicke auf Aktivität hinzufügen und wähle den gewünschten Typ über die Tabs.

3. Je nach Typ sind unterschiedliche Felder erforderlich:

   • Notiz: Gib eine Beschreibung ein (Pflichtfeld). Ein Betreff ist nicht nötig.

   • Anruf, Meeting, Nachfassen: Gib einen Betreff ein (Pflichtfeld). Optional: Beschreibung, Fälligkeitsdatum (Start/Ende), Verantwortlicher, Ort und öffentliche Beschreibung.

   • E-Mail: Es öffnet sich das E-Mail-Formular zum Verfassen und Senden (erfordert eine verbundene Google-Integration).

Ort-Feld

Das Ort-Feld zeigt Eingaben intelligent an: URLs werden als klickbare Links dargestellt, Telefonnummern bieten Optionen zum Anrufen oder Kontaktieren per WhatsApp.

Öffentliche Beschreibung

Neben der internen Beschreibung kannst du eine öffentliche Beschreibung hinterlegen, die auch in externen Ansichten sichtbar ist.

Aktivitäten verwalten

Als erledigt markieren

Klicke auf das Häkchen neben einer Aktivität, um sie als erledigt zu markieren. Das Erledigungsdatum wird automatisch gesetzt. Du kannst die Markierung auch wieder aufheben.

Anpinnen

Wichtige Aktivitäten kannst du anpinnen — sie erscheinen dann immer oben in der Timeline, unabhängig vom Datum.

Die Timeline

In der Detailansicht eines Deals, Kontakts oder Unternehmens siehst du alle Aktivitäten als chronologische Timeline. Die Timeline zeigt zusätzlich die Änderungshistorie — z. B. wann ein Deal in eine andere Stufe verschoben, wer als Verantwortlicher zugewiesen oder welcher Wert geändert wurde.

Angepinnte Aktivitäten erscheinen immer oben, erledigte Aktivitäten werden durchgestrichen dargestellt.

Timeline filtern

Über die Tabs oberhalb der Timeline kannst du die Ansicht eingrenzen:

• Alle — Zeigt alles: Aktivitäten, Notizen und Änderungen

• Notizen — Nur interne Notizen

• Aktivitäten — Nur Anrufe, E-Mails, Meetings und Nachfass-Aktivitäten

• Änderungslog — Nur automatische Einträge wie Stufenwechsel, Feldänderungen, Datei-Aktionen und Verknüpfungsänderungen

Jeder Tab zeigt die Anzahl der Einträge an, sodass du sofort siehst, wie viele Elemente in jeder Kategorie vorhanden sind.

Datei-Aktionen in der Timeline

Wenn du an einem Deal, Kontakt oder Unternehmen Dateien hochlädst oder löschst, wird dies automatisch in der Timeline protokolliert. So siehst du auf einen Blick, wann welche Dokumente hinzugefügt oder entfernt wurden.

Aktivitäten verknüpfter Entitäten

Damit du den Verlauf einer Kundenbeziehung nicht aus mehreren Detailseiten zusammensuchen musst, zeigt jede Detailseite zusätzlich auch Aktivitäten der verknüpften Einträge. Eine Notiz, die du am Unternehmen anlegst, taucht so automatisch auch beim verknüpften Deal und Kontakt in der Timeline auf.

Auf welcher Seite du was zusätzlich siehst:

• Lead: zusätzlich Aktivitäten des verknüpften Unternehmens, Kontakts und – nach der Konvertierung – des entstandenen Deals.

• Deal: zusätzlich Aktivitäten des verknüpften Unternehmens, Kontakts und des ursprünglichen Leads.

• Unternehmen: zusätzlich Aktivitäten aller zugehörigen Deals und Leads.

• Kontakt: zusätzlich Aktivitäten aller zugehörigen Deals und Leads.

Aggregierte Einträge erkennst du an einem kleinen „via …"-Hinweis über der Karte. Ein Klick darauf führt dich direkt zur Quell-Detailseite. Bearbeiten, Anheften und Erledigen sind weiterhin nur dort möglich, wo die Aktivität ursprünglich angelegt wurde — so bleibt klar, wo Informationen tatsächlich gepflegt werden.

Eine Notiz, die du auf der Unternehmens-Seite anlegst, hängt also weiterhin nur am Unternehmen — sie wird auf den anderen Seiten lediglich zusätzlich eingeblendet, nicht dupliziert.

Häufige Fragen

Kann eine Aktivität mit mehreren Deals verknüpft sein?

Nein, eine Aktivität gehört immer zu genau einer Stelle — entweder einem Lead, Deal, Unternehmen oder Kontakt. Sie wird aber automatisch auch in der Timeline der verknüpften Einträge angezeigt (siehe Abschnitt Aktivitäten verknüpfter Entitäten), sodass du sie überall im Kontext siehst, ohne sie mehrfach pflegen zu müssen.

Werden Aktivitäten gelöscht, wenn ich einen Deal lösche?

Nein, Aktivitäten bleiben erhalten, auch wenn der zugehörige Deal gelöscht wird.

Warum kann ich den Typ "E-Mail" nicht nutzen?

Der E-Mail-Typ erfordert eine aktive Google-Integration. Verbinde dein Google-Konto in den CRM-Integrations-Einstellungen, um E-Mails direkt aus dem CRM zu senden.

Berechtigungen

Zum Erstellen, Bearbeiten, Erledigen und Löschen von Aktivitäten benötigst du die Berechtigung CRM verwalten.