Microsoft-365-Integration — Outlook-E-Mails und Kalender synchronisieren

Was ist die Microsoft-365-Integration?

Mit der Microsoft-365-Integration verbindest du dein Outlook-Konto mit Proyex und synchronisierst E-Mails und Kalendertermine direkt ins CRM. So hast du die gesamte Kundenkommunikation und alle Termine an einem Ort — ohne zwischen Outlook und Proyex wechseln zu müssen.

Microsoft-Konto verbinden

1. Öffne im CRM-Bereich die Integrations-Einstellungen.
2. Klicke auf der Karte Microsoft Outlook auf Microsoft verbinden.
3. Du wirst zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet. Melde dich mit deinem Microsoft-365-Geschäftskonto an.
4. Bestätige die angeforderten Berechtigungen (Zugriff auf E-Mails und Kalender).
5. Du wirst zurück zu Proyex geleitet — die erste Synchronisation startet automatisch und holt deine E-Mails der letzten 12 Monate sowie deinen Kalender.

Hinweis für Unternehmen: Je nach Einstellung eures Microsoft-365-Kontos muss eure IT-Administration Proyex einmalig freigeben. Erscheint beim Verbinden eine Meldung wie „Dein Microsoft-Administrator muss Proyex zuerst freigeben", wende dich kurz an eure IT — nach der Freigabe funktioniert das Verbinden für alle im Unternehmen.

Outlook — E-Mails im CRM

Nach dem Verbinden findest du dein Outlook-Postfach im Bereich E-Mails des CRM:

• Automatische Zuordnung: E-Mails von Personen, die als Kontakt im CRM existieren, werden automatisch dem Kontakt und seinen Deals zugeordnet und erscheinen dort in der Aktivitäten-Übersicht.
• Antworten & Senden: Du kannst E-Mails direkt aus Proyex beantworten oder neue schreiben — inklusive Anhängen. Antworten erscheinen in Outlook sauber im selben Verlauf, gesendete Mails landen wie gewohnt in deinen „Gesendeten Elementen".
• Immer aktuell: Neue E-Mails erscheinen in der Regel innerhalb von etwa einer Minute automatisch im CRM.

Outlook-Kalender — Termine synchronisieren

In den Integrations-Einstellungen wählst du aus, welche deiner Outlook-Kalender synchronisiert werden. Danach gilt:

• Deine Outlook-Termine erscheinen im CRM-Kalender neben deinen CRM-Aktivitäten.
• CRM-Aktivitäten der Typen Anruf, Meeting und Follow-up werden automatisch in deinen Outlook-Kalender eingetragen.
• Die Synchronisation läuft in beide Richtungen: Verschiebst du einen so erstellten Termin in Outlook, aktualisiert sich die Aktivität in Proyex. Sagst du ihn in Outlook ab, wird die Aktivität als erledigt markiert. Markierst du die Aktivität in Proyex als erledigt oder löschst sie, verschwindet der Termin aus Outlook.

Google oder Microsoft?

Pro Person ist im selben Team eine E-Mail-Verbindung aktiv: entweder Google oder Microsoft. Möchtest du wechseln, trenne zuerst die bestehende Verbindung und verbinde dann den anderen Anbieter. Deine Teamkolleginnen und -kollegen entscheiden unabhängig — im selben Team können also manche Gmail und andere Outlook nutzen. Wie die Google-Anbindung funktioniert, liest du im Artikel „Google-Integration — E-Mails und Kalender synchronisieren".

Verbindung erneuern

Microsoft-Zugriffe können ablaufen oder von eurer IT-Administration widerrufen werden. In dem Fall zeigt die Integrations-Karte einen Hinweis mit dem Button Erneut verbinden — ein Klick, einmal anmelden, und die Synchronisation läuft weiter. Deine bisherigen Daten bleiben dabei erhalten.

Verbindung trennen

In den Integrations-Einstellungen kannst du die Verbindung jederzeit mit Microsoft trennen aufheben. Die synchronisierten E-Mails werden dann aus Proyex entfernt. Deine Daten in Outlook selbst bleiben vollständig erhalten.

Berechtigungen

Das Verbinden und Trennen der Integration sowie das Senden von E-Mails erfordert die CRM-Verwaltungsberechtigung. Zum Ansehen der synchronisierten E-Mails und Termine genügt die CRM-Ansichtsberechtigung.

Häufige Fragen

Welche Microsoft-Konten kann ich verbinden?

Microsoft-365-Geschäftskonten (Arbeits- oder Schulkonten). Private outlook.com- oder hotmail-Konten werden aktuell nicht unterstützt.

Sehen meine Teamkollegen mein Postfach?

Die E-Mail-Übersicht zeigt jeder Person nur das eigene verbundene Postfach. E-Mails, die Kontakten oder Deals zugeordnet wurden, sind dort jedoch für das ganze Team sichtbar — so hat jeder den vollständigen Kommunikationsverlauf zum Kunden.

Verändert Proyex etwas an meinem Outlook-Postfach?

Proyex liest E-Mails und versendet sie in deinem Auftrag. Es werden keine E-Mails in Outlook gelöscht oder verschoben.

Was passiert beim Trennen der Verbindung?

Die synchronisierten E-Mails werden aus Proyex entfernt. Deine Daten in Outlook bleiben erhalten.

Wie viele Kalender kann ich synchronisieren?

Du kannst beliebig viele deiner Outlook-Kalender auswählen und synchronisieren.